Formation Secrétariat

Quels types de professionnels sont concernés par les formations du secrétariat ?

Les professionnels du secrétariat tels que l’assistant ou secrétaire de direction, le responsable de gestion administrative et ressources humaines, l’assistant manager vont effectuer les tâches administratives de base, mais également travailler en étroite collaboration avec la direction. Ils se voient parfois confier la gestion de dossiers dans leur globalité et jouent un rôle important d’interface entre les collaborateurs de l’entreprise, les partenaires externes ainsi que la hiérarchie.

La formation secrétariat aura permis aux professionnels, dont l’intitulé de leur poste est secrétaire administratif, assistant administratif ou encore gestionnaire administratif, de répondre aux missions principales et polyvalentes qui leur incombent afin d’accueillir, de renseigner et d’orienter les visiteurs, de garantir la diffusion des informations au sein de l’entreprise, en plus de couvrir la gestion administrative courante. Il est possible dès la formation initiale de se spécialiser dans un domaine particulier ou bien de développer de nouvelles compétences permettant d’évoluer au cours de votre carrière professionnelle dans le secrétariat. Ainsi, votre formation secrétariat vous permettra par exemple d’approfondir les langues étrangères si vous visez un emploi de secrétaire trilingue où la traduction de document s’ajoutera à vos missions, les notions de droit, législatives et réglementaires si vous souhaitez plutôt vous tourner vers une carrière de secrétaire juridique ou encore les notions de comptabilité et de gestion financière pour être secrétaire comptable.

Quelles sont les compétences à mettre sur un CV pour postuler à un poste dans le secrétariat ?

Pour obtenir un poste dans le domaine du secrétariat, il convient de mettre en avant votre diplôme tel que le titre professionnel de secrétaire-assistant médico-social ou le titre de responsable de gestion administrative et RH, ainsi que toutes les compétences relationnelles et techniques acquises tout au long de votre formation secrétariat et/ou de votre expérience professionnelle. Ainsi, il vous faudra maîtriser l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et des collaborateurs, le tri et la gestion du courrier, dans certains cas la gestion du planning de la direction ou d’un service, la production et mise en forme de documents, etc. Dans le but de mener à bien vos missions, vous devrez également renseigner votre connaissance et maîtrise de l’outil informatique ainsi que des logiciels de gestion et de bureautique (messageries, Pack-Office, etc.). Des formations de courte durée peuvent renforcer vos compétences à ce sujet, indispensables à l’exercice du métier dans le secrétariat.

Il est également nécessaire d’avoir le sens de l’organisation, de développer votre capacité à synthétiser et à communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit, de même qu’être sensible à la notion de discrétion. Les missions des professionnels du secrétariat demandent également d’être polyvalent et rigoureux puisqu’elles sont multiples et diverses.

Aussi, il peut être opportun de signifier vos spécialisations si tel est le cas. En effet, nous l’avons évoqué, l’entreprise auprès de laquelle vous postulez appréciera que vous démontriez vos compétences et connaissances en termes de jargon professionnel (milieu médical, juridique, de la santé, etc.) et de dispositifs et process inhérents au milieu de l’entreprise convoitée.

Quels sont les dispositifs pour se former ? Comment financer sa formation ?

Du niveau bac à bac+3, les métiers du secrétariat sont accessibles grâce à la formation initiale, mais également dans le cadre de la formation continue. Le Bac Techno STMG (Sciences et Technologiques du Management et de la Gestion) avec une spécialisation en ressources humaines et communication ainsi que les Bac Pro Gestion Administration, Bureautique, Administration des Fonctions publiques sont des possibilités pour vous former aux compétences administratives. Il existe ensuite le format bac+2 / bac+3 pour effectuer des formations secrétariat généralistes ou spécialisées. Par exemple, le BTS Assistant Manager ou le DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) qui vous permettra de vous spécialiser dans trois domaines – gestion comptable et financière / gestion des ressources humaines / gestion et management des organisations. Le DUT Carrières juridiques, le BTS Notariat ou encore le DUT TC vous permettront de vous former à des métiers de secrétariat plus spécifiques tout comme les formations de secrétaire médical, de secrétaire comptable (Licence Pro) ou plus en lien avec les RH (Bachelor RH). Certains diplômes peuvent également s’obtenir grâce à la VAE, comme le titre professionnel secrétaire-assistant.

À Paris ou en province, la plupart des formations peuvent s’effectuer en centre, en alternance, voire en contrat de professionnalisation où se mêleront ainsi cours théoriques et mises en pratique. De multiples centres proposent également des sessions de formations à distance, permettant ainsi d’avancer à son rythme et quelle que soit sa situation professionnelle. Projet de transition professionnelle, compte personnel de formation (CPF), la Région, Pôle Emploi sont autant de dispositifs pouvant vous aider à financer tout ou partie de votre formation secrétariat.