Agent d-accueil et de secretariat

AIS CONDUITE

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Accueillir l'administré, en face-à-face ou par téléphone, en adaptant sa communication et sa posture, dans le respect des principes d'accueil, en tenant compte notamment des situations de handicap, afin d'identifier son besoin.

administré, en face-à-face ou par téléphone, en adaptant sa communication et sa posture, dans le respect des principes d'accueil, en tenant compte notamment des situations de handicap, afin d'identifier son besoin.

- Prendre en compte et reformuler la demande afin de s'assurer d'une bonne compréhension de la nature et de son urgence.

- Répondre à la demande, de manière appropriée, par un traitement des demandes de son périmètre ou par l'orientation vers les services compétents, en garantissant la régulation et la priorisation des dossiers.

- Transmettre les éléments de réponse par voie électronique dans le respect général sur la protection des données et la confidentialité.

- Réaliser le suivi du courrier « arrivée », à l'aide de systèmes d'informations dédiés, afin de garantir la traçabilité des documents, dans le respect des échéances et des règles de confidentialité.

- Rédiger un courriel ou document simple dans le cadre des consignes reçues, en appliquant les règles de correspondance administrative, d'orthographe, de grammaire, de bienséance et de courtoisie.

- Mettre en forme et présenter les documents d'usage courant en utilisant les outils bureautiques et en respectant la charte graphique institutionnelle, pour transmission vers les destinataires identifiés.

- Transmettre les documents à leur(s) destinataire(s) par le canal de diffusion (courriel, messagerie officielle, voie postale), en prenant en compte les normes d'acheminement selon le niveau de confidentialité, dans le respect des règles de la sécurité des systèmes d'information.

- Participer à l'archivage des documents, papier et numérique, en s'appuyant sur le plan de classement et les règles de nommage informatique, dans l'objectif d'assurer la traçabilité, de faciliter la disponibilité et garantir la bonne conservation des documents ou données.