Formation Assistant administratif

Qu'apprennent les formations professionnelles existantes d'assistant administratif ?

Les dénominations varient pour désigner le métier d’assistant administratif. Vous trouverez ainsi des offres d’emploi pour devenir assistant polyvalent, employé de bureau, ou encore, si vous visez un poste dans une structure publique, adjoint administratif. Ce métier présente de nombreuses similitudes à celui de comptable, même si sa mission est plus générale et variée. Proposées en présentiel ou à distance, dans de nombreuses villes comme Paris et Toulouse, les formations pour devenir secrétaire administratif sont nombreuses, à l’image des débouchés existants. Il existe 2 circuits principaux de formation professionnelle assistant administratif. Ainsi, selon celui que vous choisirez, le contenu de votre formation ne sera pas identique.

Les formations dispensées par des organismes certifiés vous permettront de valider vos compétences auprès de l’Etat et d’obtenir un titre professionnel de niveau 3 (correspondant au CAP et BEP), "Employé administratif et d'accueil".

Ces formations vous apprennent concrètement le métier de secrétaire administratif :

• mettre en forme des supports de communication interne avec l’outil informatique
• gérer les tâches administratives courantes : réception et tri du courrier et des mails, réception des appels téléphoniques et tenue des agendas, ordonner, compléter et transmettre des tableaux de suivi avec les données à jour de l’entreprise.
• rédiger et communiquer aux équipes le compte-rendu de chaque réunion
• gérer des missions spécifiques en lien avec le comptable, les budgets de services, les bulletins de paie des employés
• savoir accueillir et renseigner tous les interlocuteurs de la structure?: visiteurs, clients, fournisseurs, collaborateurs, financeurs...

Pour accéder aux formations de préparation aux concours de la fonction publique et territoriale, il est recommandé d’être titulaire d’un niveau Bac +2 ou +3. Au cours de votre formation assistant administratif, vous profiterez ainsi d’un double enseignement portant à la fois sur le métier d’adjoint administratif, et sur les spécificités des épreuves elles-mêmes.

Quelles sont les compétences à mettre sur un CV pour postuler à un poste d'assistant administratif

Au-delà d’un goût pour la gestion d’entreprise, il existe plusieurs qualités nécessaires pour occuper un poste administratif et se plaire dans ce métier.

• Être organisé et rigoureux, pour assurer la gestion de l’agenda des cadres, les commandes de fournitures, la réalisation, le classement et la transmission des divers documents d’entreprise.
• Être diplomate, posséder des qualités relationnelles et le goût de l’accueil, pour communiquer de manière fluide et adaptée aux différents interlocuteurs et assurer la relation-clients
• Être polyvalent, pour mener des tâches variées en même temps
• Une résistance à la pression, qui est parfois intense dans certaines entreprises à certains moments de l’année
• La maitrise d’une langue étrangère, comme l’anglais, est un plus pour intégrer des entreprises plus importantes.

Par ailleurs, certaines connaissances et compétences sont des prérequis essentiels aux assistants professionnels. Vous devez notamment présenter un excellent niveau de langage aussi bien à l’écrit qu’à l’oral et posséder la maitrise des outils informatiques et de bureautique, et en particulier la Suite Microsoft Office: Word pour créer et mettre en forme des documents internes à l’entreprise, Excel pour gérer les données chiffrées de l’activité ou du stock ou encore PowerPoint pour réaliser des présentations visuelles utilisables en interne ou en externe par la société. Avant de vous lancer dans une formation assistant administratif, sachez que, même si c’est un poste de contact, c’est aussi un emploi "de bureau", où vous passerez de longues heures devant un écran d’ordinateur.

Quels sont les dispositifs pour se former ? Comment financer sa formation ?

Que vous choisissiez une formation à distance ou en présentiel, à Paris ou ailleurs en France, vous disposez de plusieurs dispositifs pour financer l’acquisition de vos nouvelles compétences. Ouvertes aux détenteurs de diplômes comme un Bac Pro Secrétariat ou un BTS Gestion de PME et qui souhaitent réactiver ou mettre à jour leurs connaissances, les formations professionnelles existantes sont aussi une porte d’entrée vers le métier d’assistant administratif dans le cadre de la formation continue. La validation d’un titre professionnel valorisera vos compétences et facilitera votre évolution professionnelle. De même, si vous travaillez depuis plusieurs années comme assistant, vous pourrez obtenir une reconnaissance de vos compétences acquises au titre de l’expérience avec une VAE. Certaines d’entre elles sont finançables par votre compte personnel de formation, ou CPF.

Si vous entamez une reconversion professionnelle à titre individuel, c’est une voie de financement à privilégier. Si vous souhaitez acquérir cette nouvelle compétence pour évoluer au sein de votre entreprise actuelle et que celle-ci peut en tirer un bénéfice, vous pouvez demander à votre employeur d’inclure votre projet de formation assistant administratif dans son plan annuel de formation des salariés. Enfin, les demandeurs d’emploi peuvent demander une prise en charge totale ou partielle de leur formation, en prenant information auprès leurs conseillers Pôle Emploi.