Comment devenir office manager

Office manager (OM) est un terme qui provient des pays anglo-saxons mais le métier est universel et de nombreuses entreprises réparties dans toute la France peuvent recruter ce type de profil. En effet, le poste d'office manager s'avère souvent incontournable dans une société et une fois embauché, il est bien difficile de s'en passer. L'office manager est une sorte d'assistant de direction aux responsabilités élargies capable de jongler entre les différents services d'une société et d'intervenir sur des sujets variés allant de la gestion du personnel à la comptabilité. Il permet à un directeur général de se concentrer sur son coeur d'activité et donc de participer à la bonne marche de l'entreprise aussi bien d'un point de vue organisationnel qu'économique ou logistique. Ce sont surtout des petites structures type PME/TPE qui emploient des offices manager. On peut également le retrouver dans des cabinets comptables, au sein de certaines grandes entreprises et dans tout type de société désireuse d'optimiser le fonctionnement de son organisation.

Les missions clés de l'office manager

Le métier d'office manager renvoie à de multiples réalités. C'est à dire qu'un office manager pourra réaliser des missions biens différentes d'une entreprise à l'autre. Certains rempliront des tâches habituellement confiés à un assistant ou à un secrétaire de direction tandis que d'autres auront des missions plus larges correspondant à des métiers comptables ou liés aux ressources humaines. Toutefois, on peut dire que l'office manager s'occupe majoritairement de tout l'aspect administratif lié à l'activité d'une entreprise. Il aura notamment à gérer les questions d'ordre logistiques et organisationnelles.

Parmi les missions de l'office manager on peut citer :

• l'accueil physique et téléphonique des clients et visiteurs
• la gestion de l'agenda du directeur général
• le traitement du courrier
• la transmission et la rédaction de mails
• des actions de communication interne (ex : administration et animation du site intranet)
• organisation des réunions et des événements
• la rédaction de compte rendus et rapports
• la gestion des fournisseurs
• le support à la comptabilité

Toutes ces tâches ne sont que des exemples courants de ce que peut réaliser un office manager. Au quotidien, il s'agit d'un liste non-exhaustive, certaines de ses missions pourront être attribuées à une autre salarié (standardiste, secrétaire de direction, agent d'accueil) tandis que d'autres tâches administratives non citées ici pourront lui être confiées. Il peut par exemple contribuer au développement du bien-être des salariés en mettant en place des ateliers ludiques et récréatifs, une mission qui revient généralement à un chief happiness officer.

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Les compétences requises pour devenir office manager

Pour devenir office manager, mieux vaut être quelqu'un d'organisé, de polyvalent et de réactif. Bien sûr toutes ces compétences peuvent se développer au fil des expériences professionnelles ou pendant une formation en secrétariat et/ou en management. L'office manager est doté d'un très bon sens du relationnel, de même, il sait transmettre l'information aux bonnes personnes et via les canaux de communication adaptés pour faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Des compétences rédactionnelles lui permettront de rédiger des comptes rendus de réunion mais aussi des mails ou des rapports sans faire de faute d'orthographe, ce qui pourrait porter atteinte à la crédibilité de la société qui l'emploie. Il s'agit d'un poste idéal pour les personnes qui aiment travailler de façon autonome tout en sachant collaborer avec différents services et interlocuteurs : comptable, responsable des ressources humaines, gestionnaire de paie, directeur général... sans compter les clients qui ont tout intérêt à garder une image positive de l'entreprise avec qui ils sont en contact. Sans surprise, il serait illogique de vouloir devenir office manager si vous n'êtes pas à l'aise avec un ordinateur et que vous ne maîtrisez pas les principaux outils bureautiques comme Word, Excel ou PowerPoint. Dernière compétence professionnelle et pas des moindres puisqu'elle pourra très clairement faire la différence lors d'un recrutement : savoir lire, écrire et parler anglais, surtout si l'entreprise en question évolue dans un environnement international.

Etudes et formation

Un bac+2 est le niveau d'études conseillé pour devenir office manager. Toutefois, on trouve un grand nombre de formations professionnelles accessibles dès l'obtention du bac. Ainsi, il est possible de rejoindre une formation dédiée à un métier afin d'apprendre tous les rouages de ce type de poste. Ces formations sont souvent intensives et durent en général moins d'un an (6 mois est la durée minimum constatée).  L'apprentissage est souvent proposé, ce qui permet d'aiguiser ses compétences techniques, relationnelles et bureautiques dans des conditions réelles durant sa formation. Des formations diplômantes comme un BTS en management permettent aussi de réaliser une alternance afin de se doter d'une première expérience professionnelle avant même d'entrer dans la vie active.

Les principales formations pour devenir office manager

• BTS Assistant de Gestion PME
• BTS Assistant de Manager
• DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations)
• BTS Comptabilité et Gestion
• Formation certifiante d'assistant de direction / ou secrétaire de direction (conditions d'entrée et durée du cursus variable selon les organismes de formation, le bac est souvent le diplôme minimum demandé).

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