Acquerir les bases en secretariat

A.G.A.34

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En présentiel

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Objectifs

Optimiser l'organisation des tâches administratives
Structurer la gestion des informations et documents
Renforcer la clarté et la qualité des communication
Optimiser la gestion des échanges

Programme

Organisation et gestion administrative
Gestion des agendas :
o Outils et techniques pour organiser un agenda efficacement (numérique et papier).
o Planification des rendez-vous, réunions et échéances.
o Gérer les changements d'emploi du temps (annulations, priorités urgentes).
Organisation des réunions :
o Préparer les documents nécessaires (ordre du jour, supports).
o Envoyer les convocations et confirmations.
o Techniques de prise de notes et rédaction de comptes rendus précis.
Gestion des dossiers :
o Organisation du classement papier et numérique (méthodes alphabétiques,
chronologiques, thématiques).
o Utilisation des outils de gestion documentaire.
o Archivage des dossiers et mise en place d'un système de suivi des documents.
Suivi administratif courant :
o Traitement du courrier entrant et sortant (physique et électronique).
o Gestion des fournitures de bureau et suivi des commandes.

o Respect des délais et priorités administratives.Communication professionnelle
Les fondamentaux de la communication professionnelle :
o Règles de courtoisie et de politesse dans les écrits et échanges.
o Identifier son audience et adapter son message.
o Gérer les situations de communication difficiles ou conflictuelles.
Rédaction de courriers et e-mails :
o Structurer un courrier clair et concis (introduction, développement, conclusion).
o Utiliser des modèles d'e-mails professionnels adaptés à différents contextes
(demandes, réponses, relances).
o Rédiger des e-mails synthétiques et efficaces avec un objet pertinent.
Gestion des appels téléphoniques :
o Techniques d'accueil téléphonique (formules d'ouverture, d'écoute active, de
clôture).
o Traiter une demande ou une réclamation au téléphone.
o Savoir orienter ou transmettre les appels.
Accueil physique :
o Posture et attitude professionnelles pour accueillir les visiteurs.
o Préparer une zone d'accueil organisée et fonctionnelle.
o Gérer les situations imprévues ou délicates.