Secrétaire : 10 compétences clés à posséder
La secrétaire (la fonction étant majoritairement occupée par des femmes), est un pilier dans le monde de l'entreprise. Sans elle, le bon fonctionnement d'une société s'en retrouverait tout chamboulé. Ces compétences professionnelles sont précieuses pour les chefs d'entreprise et ses supérieurs hiérarchiques mais aussi ses collègues de bureau qui auraient bien du mal à se passer de son savoir-faire. Quelles sont les compétences requises pour pouvoir travailler dans le domaine du secrétariat ?
Voici 10 qualités qu'il vous faudra acquérir et chérir si vous désirez vous épanouir en tant que secrétaire, secrétaire-assistante ou assistante de direction.
1. Un bon relationnel
Ce sont en grande majorité les compétences relationnelles d'un candidat qui font toute la différence lors d'un recrutement lorsqu'un employeur doit trancher entre plusieurs profils identiques. Et c'est encore plus le cas lorsqu'il doit faire son choix pour un poste de secrétaire ! En effet, la secrétaire représente la vitrine d'une entreprise, il donc important que chaque client puisse être satisfait de l'accueil reçu, même si les premiers échanges ont lieu à distance. De même, des aptitudes relationnelles seront indispensables pour pouvoir faciliter la transmission des informations entre collègues et collaborateurs. Parmi les principales qualités relationnelles attendues d'une secrétaire : le sens de l'écoute, de l'empathie et une bonne expression orale.
2. Le sens de l'organisation
Une secrétaire doit faire preuve de compétences organisationnelles si elle souhaite venir à bout de l'ensemble des tâches courantes qui lui sont confiées dans les délais impartis. Cela signifie hiérarchiser et prioriser ses taches en définissant des niveaux de priorité de la plus urgente à la moins urgente et en estimant le temps accordé pour chaque d'entre elles. Une secrétaire organisée et sachant gérer son temps sera plus efficace dans son travail et donc bien souvent plus sereine au quotidien.
3. La rigueur
C'est sans doute l'une des compétences les plus citées en entretien au point qu'il en devient un mot presque passe-partout. Toutefois, il retrouve tout son sens dans le domaine du secrétariat, un univers où l'inexactitude peut coûter chère ! La secrétaire doit en effet être rigoureuse et méthodique dans son travail et seule une organisation sans faille et une bonne capacité de concentration lui permettront de mener ses différentes missions avec brio, sans risque d'oubli ou d'erreur.
4. Le sens de la confidentialité
Les secrétaires sont quotidiennement exposées à des informations confidentielles. La nature même de son poste conduit la secrétaire à traiter un certain nombre de données personnelles. Une secrétaire médicale aura par exemple accès au dossier d'un patient et ce dernier est en droit de s'attendre au respect du secret professionnel et donc à une confidentialité infaillible. Devenir secrétaire, c'est s'engager à faire preuve de discrétion vis-à-vis de ces informations plus ou moins sensibles qu'on sera amené à traiter ou à entendre, parfois involontairement. En cas de doute, une bonne intelligence relationnelle et une capacité à se mettre à la place d'autrui évitera tout faux-pas.
5. La polyvalence
Une secrétaire polyvalente passera plus facilement d'une tâche à une autre sans perturbation : de la prise de rendez-vous au classement de documents en passant par la rédaction d'un compte-rendu ou l'accueil physique et téléphonique. Véritable couteau-suisse, la secrétaire doit avoir plus d'une corde à son arc pour mener à bien ses tâches administratives et ses différentes missions qui se distinguent par leur diversité.
6. L'esprit d'équipe
Le métier de secrétaire requiert une dose d'autonomie mais aussi de savoir travailler en équipe. La fonction de ses collègues dépendront du poste occupé (secrétaire juridique, secrétaire médicale, secrétaire comptable) et donc du secteur d'activité dans lequel elle évolue. Dans tous les cas, une bonne entente et une communication efficace entre les différents acteurs d'une société favorisera un environnement de travail sain et équilibré, et par effet domino la productivité et le bon dynamisme de l'entreprise.
7. La maîtrise des outils informatiques
La fonction de secrétaire requiert d'être parfaitement à l'aise avec les nouvelles technologies de l'information, à commencer par les outils informatiques et les principaux logiciels bureautiques du Pack-Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint restent des outils indispensables dans le monde du travail et plus particulièrement dans le secteur du secrétariat. Si vous n'êtes pas totalement familier avec ces outils bureautiques, une courte formation en ligne ou en présentiel vous permettra de prendre en main ces logiciels et d'en maîtriser très rapidement les fonctionnalités les plus avancées.
8. Des compétences rédactionnelles
De la rédaction de comptes rendus, aux mails à traiter en passant par la saisie de documents administratifs, les missions de la secrétaire l'oblige à avoir de solides aptitudes rédactionnelles et une bonne expression écrite. Au delà d'une orthographe et d'un français irréprochable, elle doit aussi adapter son style d'écriture en fonction du lecteur ou du support de communication visé et être rodé aux techniques de prise de notes, ce qui lui permettra de rapidement synthétiser une information.
9. Une bonne gestion du stress
Comme tout salarié, la secrétaire peut être parfois confrontée à des situations stressantes au travail. Une bonne organisation ne fait pas tout et le fait de devoir gérer plusieurs choses à la fois, de subir l'impolitesse de certains clients ou d'avoir affaire à des collègues ou des supérieurs hiérarchiques peu enclins à favoriser une entente cordiale entre membres d'une même équipe sont autant d'éléments susceptibles d'apporter du stress en milieu professionnel. Savoir gérer son stress, mais aussi anticiper et prévenir les situations stressantes constitue donc une compétence à part entière quand on est secrétaire.
10. Le sens du service client
La satisfaction client est au centre des préoccupations d'une entreprise : il serait bien compliqué d'acquérir de nouveaux clients et de fidéliser la clientèle existante si ces derniers n'avaient que des expériences négatives à partager sur la façon dont ils ont été traité. Première image de l'entreprise, la secrétaire doit au même titre qu'un commercial avoir le sens du client et répondre à leurs attentes en anticipant leurs besoins.
Vous savez maintenant les compétences professionnelles qu'il vous reste à acquérir si vous souhaitez exercer en tant que secrétaire ! Le suivi d'une formation certifiante ou diplômante de secrétaire sera bien sûr le meilleur moyen de développer ses aptitudes et de faciliter une insertion professionnelle ou un projet de reconversion.
Par ailleurs, ces formations seront indispensables pour vous familiariser à un secteur d'activité selon que vous souhaitiez devenir secrétaire bureautique, secrétaire administratif ou encore secrétaire comptable. Une formation de secrétaire médicale vous permettra par exemple d'assimiler le vocabulaire médical, d'échanger plus facilement avec le personnel soignant, d'être formé sur des logiciels spécifiques afin de pouvoir évoluer au sein d'un cabinet médical ou dans la fonction publique hospitalière.
Les formations possibles pour devenir ou se reconvertir en tant que secrétaire :
- Le bac-pro Secrétariat
- le BTS Gestion de la PME
- Le BTS Comptabilité et Gestion
- le DUT Carrières Juridiques
- le DUT Gestion des entreprises et des administrations
- le titre professionnel de secrétaire assistant / assistant de direction / secrétaire médical
- une licence pro en secrétariat
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