Comment devenir secrétaire de direction
Métier encore majoritairement féminin, le ou la secrétaire de direction est un(e) employé(e) de bureau qui ne connaît pas la routine. On peut le retrouver dans de nombreuses structures (PME, cabinet comptable, grande entreprise) à réaliser des missions très diversifiées dont la nature dépendra en grande partie de l'organisation de l'entreprise, mais aussi du domaine d'activité dans lequel elle s'inscrit.
Les missions du secrétaire de direction
Les missions du secrétaire de direction sont majoritairement dédiées à la gestion administrative et aux travaux de secrétariat courant. C'est le secrétaire de direction qui au quotidien va permettre à un chef d'entreprise ou à un cadre supérieur de se concentrer sur son coeur de métier. C'est donc un collaborateur direct indispensable dans bon nombre de sociétés.
Les missions les plus courantes du secrétaire de direction :
- l'accueil physique et téléphonique (filtrage des appels)
- la prise de rendez-vous
- l'organisation de l'agenda du dirigeant et/ou des collaborateurs
- la rédaction de mails, courriers, documents, compte rendu de réunions
- l'organisation des réunions
- le support à la comptabilité
- la gestion des fournitures
- participation à la communication interne (ex : site intranet de l'entreprise)
- l'organisation d'événements.
Le secrétaire de direction peut aussi endosser de multiples casquettes : il peut s'improviser webmaster lorsqu'il administre le site internet de l'entreprise et y ajoute du contenu, psychologue quand il doit tempérer le stress de son supérieur hiérarchique soumis à diverses pressions extérieures ou encore chargé de communication quand il s'agit de rédiger des supports de communication promouvant l'entreprise pour laquelle il travaille. L'étendue de ses missions dépendra bien sûr de la structure de la société, plus la taille de celle-ci sera grande plus la possibilité d'avoir une personne dédiée à une mission précise sera élevée.
Les compétences nécessaires pour devenir secrétaire de direction
Pour devenir secrétaire de direction, vous devez avoir une bonne capacité d'adaptation, un grand sens du relationnel et une bonne résistance au stress. En effet, savoir s'adapter à toute type de structure et être capable de prendre facilement sous son aile de nouvelles missions est une compétence grandement appréciée par les recruteurs. Des compétences relationnelles permettront d'échanger et de communiquer avec aisance à l'oral comme à l'écrit avec de nombreux interlocuteurs : clients, visiteurs, responsable(s), collègues, collaborateurs ou autres fournisseurs. Quant à la gestion du stress, elle sera bien utile pour respecter des délais parfois réduits et jongler entre des missions sans réelles rapport les unes avec les autres. Un excellent sens de l'organisation et une appétence prononcée pour la polyvalence devraient grandement faciliter le travail du secrétaire de direction. Devenir secrétaire de direction implique également de bonnes compétences rédactionnelles pour pouvoir rédiger des rapports, des mails ou des comptes-rendus dans une orthographe irréprochable. Le secrétaire de direction doit bien sûr avoir une très bonne maîtrise de l'outil informatique, en particulier des logiciels bureautiques du Pack-Office (Word, Excel, PowerPoint). Des connaissances en comptabilité, en gestion financière, en ressources humaines, mais aussi en communication lui permettront de faciliter son insertion professionnelle dans des structures nécessitant une certaine polyvalence. Enfin, le secrétaire de direction doit être familier avec l'univers dans lequel il exerce : médical, industrie, immobilier, environnement... Un minimum de connaissances sur son secteur d'activité lui permettra notamment d'asseoir sa crédibilité lors des échanges avec la clientèle.
Etudes et formation
On trouve aujourd'hui de plus en plus de formations en rapport avec les métiers du secrétariat. Il est ainsi possible de rejoindre une formation de secrétaire de direction dans un organisme de formation proposant des cours à distance ou en présentiel. Les prérequis pour pouvoir y accéder peuvent varier selon les centres de formation : certains nécessiteront l'obtention d'un niveau CAP, d'autres exigeront des candidats un niveau Bac. Pour ce qui est de la durée de ces formations professionnelles, là encore chaque centre de formation dispose de son propre programme : 6 mois, 8 mois, 1 an... La période de formation peut évoluer selon le format choisi : une formation de secrétaire de direction à distance peut se suivre à son propre rythme, c'est à dire de manière intensive et accélérée ou au contraire de manière plus "light" et étalée dans le temps. La voie de l'alternance est souvent envisageable dans ce type de formation, il s'agit sans nul doute de la meilleure des manières de se former à un métier et d'acquérir des compétences professionnelles avant même de décrocher un premier CDD ou CDI.
ll existe également de multiples formations diplômantes qui vous permettront de devenir secrétaire de direction. Un diplôme de niveau bac+2, voire bac+3 est généralement suffisant pour pouvoir trouver un poste d'assistant de direction ou de secrétaire de direction. Cependant, rien ne vous empêche de poursuivre vos études pour étoffer vos connaissances dans le vaste domaine du secrétariat ou développer vos compétences en comptabilité, droit ou ressources humaines.
Les principales formations diplômantes pour devenir secrétaire de direction :
- DUT GEA (Gestion des entreprises et des administrations)
- DUT Carrières Juridiques
- BTS Gestion de la PME (ex Assistant de Gestion PME-PMI)
- BTS Assistant de Manager
- DUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale)
- Licence pro en gestion / droit / économie
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