Comment devenir secrétaire
Que vous soyez étudiant, en recherche d'emploi ou salarié envisageant une transition de carrière vers les métiers du secrétariat, la lecture de cet article devrait vous offrir un aperçu complet des formations essentielles pour exceller dans ce domaine essentiel.
Quel est le rôle d’un secrétaire ?
Le rôle d’un secrétaire est essentiel dans le bon fonctionnement d'un service ou d'une entreprise. Il agit en tant que pivot central au sein de l'équipe, contribuant à l'organisation des relations et de la communication au sein du service ainsi qu'entre le personnel et les clients. De plus, il offre un soutien efficace à son supérieur hiérarchique, qu'il s'agisse d'un responsable de bureau ou du dirigeant de l'entreprise.
Le secrétaire est un professionnel maîtrisant les outils bureautiques nécessaires au travail administratif. En fonction des préférences et des centres d'intérêt, il est possible de se spécialiser en suivant une formation dans différents domaines tels que le secteur médical, juridique ou comptable. Dans l'ensemble, son rôle ne se limite pas aux tâches administratives traditionnelles. Au quotidien, il doit être polyvalent et capable de gérer diverses situations. Ses responsabilités peuvent inclure l'accueil physique des personnes et des clients, la gestion des plannings, l'organisation d'événements tels que des réunions ou des déplacements professionnels, le traitement des courriers, la rédaction et la communication de documents, la gestion logistique, le classement et l'archivage de documents, la prise de notes et la rédaction de comptes-rendus, ainsi que l'assistance aux ressources humaines. Avec l'expérience, il peut éventuellement coordonner une équipe ou un service administratif.
Quelles sont les qualités requises pour devenir secrétaire ?
Pour devenir un secrétaire accompli, plusieurs qualités sont essentielles.
La polyvalence
En tant que secrétaire, vous serez amené à jongler avec diverses tâches et responsabilités, il est donc crucial d'être capable de s'adapter rapidement à différents domaines de travail.
La discrétion
Ces professionnels ont souvent accès à des informations sensibles et confidentielles, et la capacité à traiter ces informations avec un haut degré de confidentialité est cruciale pour le rôle.
L'efficacité et la fiabilité
Les secrétaires sont souvent confrontés à des délais serrés et à des demandes variées. Être capable de travailler de manière efficace tout en maintenant un haut niveau de précision et de fiabilité est un atout majeur.
La maîtrise d’une langue étrangère
La maîtrise de compétences en langues étrangères peut s'avérer précieuse, en particulier dans un contexte international. La capacité à communiquer dans plusieurs langues peut ouvrir des opportunités supplémentaires et faciliter la gestion des communications avec des clients ou des partenaires internationaux.
La disponibilité
Ces professionnels sont souvent confrontés à des tâches imprévues et doivent être prêts à répondre aux besoins changeants de leur équipe ou de leur supérieur hiérarchique.
Quelles études pour devenir secrétaire ?
Pour devenir secrétaire, diverses voies d'études dans le domaine du secrétariat s'offrent aux aspirants, que ce soit directement après le collège ou en tant qu'adulte en reprise d'études. De plus, pour certains parcours, il est nécessaire de réussir un concours spécifique pour accéder à certaines fonctions de secrétariat.
Voici les diplômes que vous pouvez envisager pour exercer ce métier :
Niveau bac :
- Bac pro AGOrA (accueil - gestion - administration - organisation - relation avec les clients et les usagers)
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
Niveau bac + 2 :
- BTS gestion de la PME (petites et moyennes entreprises)
- BTS support à l'action managériale
- BTS ATI (assistant de manager en alternance)
- BTS CG (comptabilité et gestion
- BTS MCO (management commercial opérationnel)
- BTS CI (commerce international)
Niveau bac + 3
- BUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)
- BUT GACO (gestion administrative et commerciale des organisations)
Dans quel environnement de travail évolue un secrétaire ?
Le métier de secrétaire offre de nombreux environnements de travail, ce qui le rend adaptable à une variété de secteurs d'activité. Les secrétaires sont présents dans des structures diverses, qu'elles soient du secteur public ou privé. Cela englobe des entreprises de grande envergure, des PME, des associations, et même des organismes publics comme les établissements scolaires. Il est important de noter que pour travailler dans le secteur public en tant que secrétaire administratif, il est nécessaire de réussir un concours de la fonction publique, ce qui permet d'obtenir le statut de fonctionnaire d'État.
Ce métier offre également la possibilité de se spécialiser dans des domaines spécifiques, tels que le secrétariat médical ou juridique. Par ailleurs, il est envisageable de travailler en tant que secrétaire personnel pour des individus influents, qu'il s'agisse de personnalités politiques, de personnalités publiques ou de chefs d'entreprise. Dans tous les cas, les secrétaires jouent un rôle central en assurant la communication et la coordination entre l'entité ou l'entreprise pour laquelle ils travaillent et les clients ou usagers du service.
L'avènement des technologies numériques a également ouvert de nouvelles perspectives grâce au télésecrétariat. Cette approche permet aux secrétaires de travailler en tant qu'indépendants, offrant leurs services à diverses entreprises et professionnels. En tant qu'indépendant, le champ d'intervention peut être étendu, couvrant une gamme de services allant de l'assistance aux déclarations fiscales et sociales à l'accompagnement juridique, commercial ou comptable, voire même la gestion de sites web et des médias sociaux.
Que l'on soit salarié ou indépendant, le travail s'effectue principalement derrière un ordinateur. Il s'agit généralement d'un métier qui ne requiert pas d'efforts physiques importants, bien que des déplacements ponctuels liés à des réunions ou à des formations puissent être nécessaires, en fonction des besoins spécifiques du poste.
Quel est le salaire d’un secrétaire ?
Le salaire d'un secrétaire est influencé par divers facteurs, notamment son expérience, sa formation ou concours, ses compétences, la nature de l'entreprise et les responsabilités qui lui sont confiées. En France, en moyenne, un secrétaire peut anticiper un revenu brut mensuel oscillant entre 2 000 et 2 500 euros, ce qui équivaut à un salaire net mensuel se situant entre 1 560 et 1 950 euros. Le taux horaire moyen se chiffre généralement entre 13 et 16 euros bruts, se traduisant par un salaire annuel brut de plus de 24 000 euros.
Pour les débuts de carrière, son salaire peut débuter au niveau du SMIC, mais il peut atteindre jusqu'à 1 700 euros bruts par mois. Dès la conclusion de son premier contrat, il peut espérer un salaire mensuel net dépassant les 1 300 euros, avec un taux horaire net d'environ 9 euros. Une éventuelle négociation salariale dépendra souvent de la qualité de la formation initiale ainsi que de la complexité des missions qui lui seront confiées.
Un secrétaire expérimenté, qualifié en raison de son expérience et de ses compétences avérées, peut aspirer à des salaires supérieurs, pouvant atteindre jusqu'à 4 000 euros de salaire brut mensuel. Ceci se traduit par un salaire net mensuel dépassant les 3 100 euros, avec un taux horaire brut de plus de 26 euros. Il est à noter que de tels salaires, supérieurs à la moyenne de la profession, sont habituellement proposés par des entreprises renommées ou pour des postes de secrétaires comportant des responsabilités substantielles. De plus, il est possible que des primes d'intéressement ou de participation soient incluses dans le contrat de travail, indépendamment de la taille de l'entreprise. Certains contrats de travail peuvent contenir des dispositions pour le versement d'une prime correspondant au 13e ou 14e mois, ce qui constitue un complément appréciable au salaire annuel d'un secrétaire.
Quelle évolution pour un secrétaire ?
L'évolution professionnelle d'un secrétaire assistant offre plusieurs perspectives intéressantes. Tout d'abord, il peut choisir de se spécialiser dans divers domaines tels que la santé, le juridique, la technique, ou même la sténotypie, en fonction de ses préférences et de ses aptitudes.
Par la suite, un secrétaire assistant compétent peut aspirer à un emploi plus avancé, tels que l'assistance de direction ou l'assistance commerciale. Cependant, pour accéder à ces métiers, il est généralement nécessaire d'acquérir de l'expérience professionnelle et de suivre une formation complémentaire. Cette formation peut aller de la licence professionnelle à un éventuel master professionnel, en fonction des exigences de l'employeur et des besoins spécifiques du poste visé. Cette évolution professionnelle permet au secrétaire assistant de progresser dans sa carrière et d'assumer des responsabilités plus importantes au sein de l'entreprise.
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