5 compétences clés de l'assistant administratif
Le déroulement d'une journée de travail d'un assistant administratif ne sera pas le même d'une organisation à l'autre, mais c'est généralement à lui que revient des tâches essentielles à la bonne marche d'une entreprise : accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda et du courrier (électronique), suivi de l'état des stocks, gestion des commandes avec les fournisseurs, comptes-rendus de réunions, etc. Il lui arrive aussi d'épauler un ou plusieurs services d'une entreprise de diverses manières, que cela soit en réalisant des opérations comptables ou en apportant un précieux soutien administratif aux équipes commerciales.
Exerçant aussi bien dans la fonction publique que dans le secteur privé, l'assistant administratif ne saurait mener à bien ses différentes missions sans être pourvu des aptitudes professionnelles qu'on est sur le point de vous présenter. Voici 5 compétences incontournables pour devenir ce couteau-suisse dont ne peuvent plus se passer les employeurs !
Des aptitudes relationnelles
En raison de la nature de ses missions, l'assistant administratif doit avoir une certaine facilité à entrer en contact avec les autres. Son aisance relationnelle lui permet de communiquer plus efficacement avec la pléthore d'interlocuteurs avec qui il peut être amené à interagir au quotidien : collègues, clients, fournisseurs, supérieurs hiérarchiques. Dans un domaine où le savoir-être est au moins aussi important que le savoir-faire, l'assistant administratif s'illustre par ses compétences relationnelles (soft skills) comme la capacité d'écoute, la diplomatie ou l'empathie.
Des qualités rédactionnelles
La capacité à communiquer efficacement ne se limite pas seulement à l'expression orale. Entre la rédaction de comptes-rendus de réunions, de rapports, de documents administratifs (devis, bons de commande, facture) et parfois même de supports de communication (flyers, brochures, plaquettes commerciales), l'assistant administratif doit mettre ses compétences rédactionnelles à rude épreuve. Il doit savoir rédiger du contenu sans faire de faute d'orthographe tout en adaptant son style d'écriture au type de document traité. Loin de se satisfaire d'écrire dans un français irréprochable, l'assistant administratif est aussi en mesure de synthétiser l'information et même de la vulgariser si besoin pour la rendre accessible au plus grand nombre.
Le sens de l'organisation
Le poste d'assistant administratif est marqué par la polyvalence avec une grande diversité de tâches, pas toujours en lien les unes avec les autres, à accomplir au cours d'une journée de travail. Il est donc essentiel de savoir faire preuve d'organisation et de gérer ses priorités en hiérarchisant les tâches en fonction de leur degré d'importance et de leur urgence. Le fait de définir des objectifs clairs et réalistes pour chaque projet lui sera également utile pour venir à bout d'une mission dans les délais impartis.
La maîtrise des outils bureautiques
Difficile de se passer des outils informatiques lorsqu'on travaille dans le domaine administratif ! Les assistants administratifs doivent être à l'aise avec les logiciels de bureautique, en particulier avec les outils de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que les logiciels de gestion de données. Que cela soit pour mettre en forme des documents, créer des tableaux de bord, gérer un agenda, la maîtrise des outils bureautiques est une compétence clé pour tout assistant administratif souhaitant gagner en productivité et en efficacité dans son travail.
Le sens de la discrétion
L'assistant administratif est quotidiennement amené à lire, entendre et traiter des informations confidentielles. Autant d'informations sensibles qu'il ne devra divulguer sous aucun prétexte sous peine de causer un préjudice à son entreprise et/ou à ses clients. Mais être de bonne volonté ne suffit pas toujours à préserver la confidentialité des informations. A l'heure où les risques de cyberattaques se multiplient, l'assistant administratif doit maîtriser les bonnes pratiques de la sécurité informatique afin que l'ensemble de ces données soient stockées et protégées par des mots de passe complexes, des antivirus performants et des logiciels de cryptage adaptés.
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