7 compétences administratives recherchées par les employeurs

Vous souhaitez devenir secrétaire administratif, assistant de direction, office manager, ou chargé des ressources humaines ? Bonne nouvelle : le domaine administratif offre de belles perspectives de recrutement pour tous ceux qui souhaitent sécuriser leur avenir professionnel.

Les métiers du secteur administratif ont pour vocation d'assurer l'organisation et le bon déroulement des opérations quotidiennes d'une entreprise. Les tâches administratives à accomplir au cours d'une même journée de travail peuvent varier sensiblement d'une structure à l'autre, mais on retrouve généralement des missions communes comme la gestion de l'accueil physique et téléphonique, la prise de note lors des réunions, la rédaction de comptes rendus et de documents variés, la gestion des mails et du courrier, ainsi que la prise de commandes auprès des fournisseurs.

Autant de missions qui requièrent un savant mélange de compétences techniques et d'aptitudes relationnelles. Lumière sur 7 d'entre elles !

1. La maîtrise des outils bureautiques

Difficile de se passer de l'outil informatique dans le monde de l'entreprise, encore moins quand on fait le choix délibéré d'intégrer le secteur administratif. La transformation numérique incite les métiers administratifs à rester à la page et ne pas se laisser submerger par des outils censés leur faciliter la vie et améliorer leur productivité. Heureusement, dans la plupart des cas, une bonne maîtrise des logiciels bureautiques de base (le Pack-Office, à savoir Excel, Word, PowerPoint et Outlook) sera largement suffisante pour venir à bout des tâches administratives qui leur seront confiées.

2. Un bon relationnel

Si vous êtes à la recherche d'un secteur d'activité où le contact avec les gens est inexistant, ce n'est peut-être pas la meilleure idée au monde de vouloir rejoindre le domaine administratif ! Même si vous ne serez pas systématiquement chargé de l'accueil physique et téléphonique des clients et des usagers, vous serez souvent l'un de leurs interlocuteurs privilégiés, et vous devrez donc tout faire pour répondre à leurs différents besoins et contribuer à leur satisfaction. Cela passe notamment par une bonne capacité d'écoute, un sens de la communication aiguisé et un sens du service affuté. Toutes ces qualités relationnelles doivent pouvoir se ressentir par votre interlocuteur, que cela soit en face-à-face, au bout du fil ou à la simple lecture d'un mail !

3. Le sens de l'organisation

Travailler dans le secteur administratif, c'est devoir jongler entre une grande diversité de tâches dans un laps de temps souvent réduit. Impossible d'y arriver sans être doté d'un excellent sens de l'organisation et d'une grande polyvalence ! La priorisation des tâches selon leur degré d'urgence ou d'importance sera la clé pour pouvoir mener à bien vos différentes missions dans les délais impartis. Pas de secret, seule une capacité à organiser votre temps de travail vous permettra de gagner en productivité et en efficacité, y compris en cas de situations imprévues.

4. La gestion du temps

Rares sont les salariés qui peuvent se vanter de ne jamais se laisser dépasser par le temps. Entre les mauvaises estimations de délais pour venir à bout d'une tâche, les invitations à la procrastination, le fait de dire oui à tout quitte à s'éparpiller ou encore l'incapacité à savoir déléguer, il existe 1001 façons de perdre du temps au travail. De nombreuses formations en gestion du temps en ligne ou en présentiel vous permettront de découvrir des techniques et des outils efficaces pour mieux optimiser votre temps et par la même occasion vous éviter des moments de stress ou de panique largement dispensables.

5. L'autonomie

C'est avec l'esprit d'équipe l'une des compétences professionnelles les plus appréciées par les recruteurs, tous secteurs d'activités confondus ! Bien évidemment, on ne vous demandera pas d'être totalement autonome dès votre prise de poste, mais on attendra de vous une bonne capacité d'adaptation et une curiosité tournée vers l'entreprise et son environnement. Ces aptitudes vous permettront de retenir plus facilement les informations clés et travailler de manière indépendante plus rapidement, sans avoir à trop perturber l'emploi du temps de vos collaborateurs.

6. Des compétences rédactionnelles

Les métiers de l'administratif requièrent un réel savoir-faire rédactionnel. Savoir rédiger sans faire de faute n'est pas un plus pour un candidat, mais le minimum syndical exigé par les recruteurs. En plus de devoir maîtriser la langue française et d'éviter ses pièges les plus sournois, vous devrez aussi tendre vers une certaine rapidité d'écriture tout en sachant synthétiser l'information afin qu'elle puisse facilement être consultée et comprise par vos collaborateurs et supérieurs hiérarchiques.

7. Le sens de la discrétion

Que dirait-on d'un secrétaire médical qui s'épanche sur le dossier médical d'une personne malade devant d'autres patients ? D'un contrôleur de gestion qui ferait part des difficultés économiques rencontrées par l'entreprise qui l'emploie à ses principaux concurrents ou clients ? Les métiers du secteur administratif sont régulièrement amenés à lire ou entendre des informations confidentielles. Les règles de la déontologie les obligent à une grande retenue et donc à garder pour eux une grande quantité d'informations. Autrement dit, si vous êtes connu pour ne pas savoir garder un secret, il sera indispensable de travailler sur ce point avant de candidater à ce genre de poste !

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