▷ Offre de Formation Assistant de direction avec IFOCOP RUNGIS ALTERNANCE

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Niveau BAC + 2

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Objectifs

A l'issue de la formation assistant(e) de direction, les candidats ont acquis un savoir-faire très opérationnel leur permettant de gérer efficacement la production, diffusion, collecte et archivage des documents. Ils assistent également leur direction ou manager tant dans les tâches quotidiennes que dans la gestion de projets. Enfin, ils sont très à l'aise avec les outils informatiques. la formation comprend une spécialisation webmarketing.

Programme

Coordonner le traitement de l'information administrative d'une structure

Gérer les courriers postaux et électroniques avec une démarche méthodologique afin de permettre la diffusion conservation des documents

Elaborer des écrits professionnels dans le respect d'une charte d'entreprise, en considérant l'empreinte environnementale numérique de sa pratique, afin de formaliser l'activité de la structure

Elaborer des tableaux de reporting et outils d'aide à la décision, via un tableur en prenant en compte les nouvelles modalités digitales, afin d'aider la direction à la prise de décision

Concevoir les procédures de classement et de recherche de documents, via des outils collaboratifs dans l'optique de faciliter leur accessibilité et exploitation par l'ensemble des collaborateurs

Pratiquer la Gestion Electronique Documentaire (GED) en utilisant des fonctions de classement et de navigation afin de gérer les documents dans l'organisation

Définir et faire respecter les circuits de circulation de l'information, en utilisant une méthode spécifique, dans l'optique d'optimiser le fonctionnement de la structure et concevoir des solutions face à des dysfonctionnements

Diffuser les informations par le biais de l'ensemble des canaux de diffusion (outils collaboratifs, emailing, newsletter …) et en considérant l'empreinte environnementale de chaque action afin d'optimiser le circuit de l'information

Organiser et planifier les activités d'un directeur ou d'une direction

Représenter l'interface entre le manager / la direction et ses interlocuteurs, en adoptant une posture adaptée à la fonction d'assistant de direction et une attitude courtoise avec les interlocuteurs internes comme externes

Orienter auprès du bon interlocuteur / bon service tout en assurant un filtrage des appels afin de prendre en charge les appels entrants

Apporter un premier niveau de réponse écrit comme oral à l'interlocuteur, dans le but d'assurer une continuité de service

Organiser, planifier et rendre opérationnelles les activités ainsi que les déplacements via des outils bureautiques et collaboratifs, tout en favorisant l'écologie digitale, afin d'alléger leurs activités et d'anticiper leurs besoins

Optimiser le fonctionnement de l'accueil du service / de la direction

Assister la conduite de projets

Assister la conduite d'un projet / d'un évènement en utilisant une méthode appropriée, afin de prendre en charge l'organisation et la mise en oeuvre de ses différentes phases (planification et déploiement), en collaboration avec les partenaires internes / prestataires externes

Participer au management transverse des interlocuteurs internes et externes, via des techniques de communication, afin d'optimiser l'avancement du projet

Etablir et suivre le budget

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