▷ Offre de Formation Assistant de direction avec PIGIER _ La compagnie de formation

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Niveau visé

Niveau BAC + 2

Localité

En présentiel

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Objectifs

Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE
Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables
Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l?organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d?Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes
Concevoir les tableaux de bord de suivi de l?activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d?activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées
Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d?informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel
Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l?organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc.) pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d?amélioration
Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l?organisation pour fluidifier les circuits d?information afin de faciliter l?exécution des tâches administratives
Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation
Déterminer l?objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique
Diffuser, après contrôle, l?information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l?information disponible rapidement pour les parties concernées
Organiser le classement et l?archivage papier ou numérique de l?information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d?accéder facilement à l?information souhaitée
Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, etc.) en prenant en compte les différence

Programme

BLOC 1 : ACCOMPAGNER LE DIRIGEANT OU LE CHEF
DE SERVICE DANS SON QUOTIDIEN

Outils de bureautique et travail collaboratif et techniques
professionnelles
Logiciels de base : Word, Excel, PowerPoint. Présentation des solutions
collaboratives actuelles. Étude d'une solution collaborative : Interface Outlook
365. Collecte de l'information via des formulaires. Mise en place d'une veille
technologique pour les outils.

Organisation administrative et gestion du temps
La gestion de l'organisation administrative : l'information, le système d'information,
la performance administrative, la gestion des dossiers, le travail collaboratif.
La gestion du temps.

Gestion des relations clients et fournisseurs
Comprendre les composantes de la relation client. Les outils de la relation client.
Comprendre le processus des achats. Évaluer les performances des fournisseurs.

BLOC 2 : STRUCTURER ET TRANSMETTRE DES
INFORMATIONS EN INTERNE ET EN EXTERNE DU
SERVICE

Organisation de l'entreprise
L'entreprise.
La typologie des entreprises. Les différentes représentations de
l'entreprise. Les différents cycles de vie de l'entreprise.

Droit du travail
Les différentes sources du droit du travail. La veille juridique. Les acteurs
externes et internes à l'entreprise. Les relations individuelles de travail. Le risque
contentieux pour l'employeur.

Techniques d'expression et de communication en français et
en anglais
Savoir communiquer et s'exprimer. Approfondir la communication. Les
fondamentaux de l'expression orale. Savoir écouter et argumenter.
Sensibilisation RSE
Intérêts et mise en œuvre du développement durable.

BLOC 3 : ACCOMPAGNER LA DIRECTION DANS LA GESTION DES PROJETS ET LES DOSSIERS SPÉCIFIQUES
Management de projet
Les fondamentaux de la gestion de projet. L'organisation du projet. Le pilotage du
projet. Le rôle du chef de projet. La gestion des coûts du projet. Assurer le succès
du projet.

Budget
Les enjeux, les besoins et la faisabilité du projet. Le financement du projet. Le
pilotage et le suivi du projet.
Communication interne :rédaction web et réseaux sociaux
Les enjeux et les outils spécifiques de la communication interne. Savoir développer
son plan de communication. Une nouvelle approche de l'information et de l'écriture.
Les enjeux de la publication sur Internet.

BLOC 4 (OPTION) : PARTICIPER AUX ACTIONS DE
COMMUNICATION D'UNE STRUCTURE
PAO TIC
Découvrir les outils de création graphique. Fondamentaux de la création graphique.
Logiciels de créa