10 compétences clés du secrétaire médical
Que vous souhaitiez travailler dans un cabinet médical, un hôpital ou une clinique, le métier de secrétaire médical, aussi appelé secrétaire assistant médico-sociale, offre de nombreux débouchés que ce soit dans les cabinets médicaux ou de spécialistes, ou dans divers établissements de santé.
Les parcours pour accéder à la profession sont multiples, mais le titre professionnel de secrétaire assistant médico-social (niveau bac), enregistré au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) est particulièrement adapté aux adultes en reconversion, en raison d'un parcours de formation relativement court (quelques mois seulement) et entièrement axé sur l'acquisition des compétences phares du métier.
Cette formation certifiante comprend trois blocs de compétences :
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation de activités
- Assurer l’accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l’usager
- Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager.
On ne vous apprend rien : le secrétaire médical ou la secrétaire médicale est l’assistant administratif d’un ou plusieurs professionnels de santé, tels que des médecins, des infirmiers ou des spécialistes.
Il est responsable de l'accueil physique et téléphonique des patients, de la prise de rendez-vous, du tri des mails et du courrier, de la gestion des dossiers médicaux, ainsi que de la prise de contact avec les fournisseurs pour assurer le réapprovisionnement des stocks. Autant de tâches qu'il aurait bien du mal à accomplir s'il était dépourvu des compétences suivantes !
1. L'aisance relationnelle
Le secrétaire médical, aussi appelé secrétaire médico-social est généralement le premier interlocuteur des patients franchissant la porte d'un établissement de santé. Ces patients, en fonction de leur état de santé et de la manière dont ils gèrent leurs émotions et leur douleur, peuvent être pressés, stressés, angoissés, désagréables, et parfois tout cela à la fois avant de se rendre à une consultation médicale ! Heureusement, dans la plupart des cas, la patientèle se montre compréhensive, courtoise et respectueuse des professionnels de santé.
Pour faire face à tout type de situation, le secrétaire médical doit compter sur ses qualités relationnelles pour accueillir, orienter et rassurer les patients de son cabinet médical : une grande capacité d'écoute, une touche de diplomatie et une bonne dose d'empathie composeront le trio gagnant pour établir le premier contact, offrir un accueil de qualité et instaurer une relation de confiance avec les patients.
2. La maîtrise des outils bureautiques
De la mise à jour des dossiers médicaux, en passant par le traitement des mails ou la gestion des agendas des médecins, les secrétaires médicaux doivent impérativement maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique (notamment le Pack-Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint), ainsi que certains logiciels de santé afin d'accomplir leurs différentes tâches administratives. Les formations préparant au métier de secrétaire médical insistent particulièrement sur l'acquisition de ces compétences bureautiques, avec des heures d'enseignement dédiées à la prise en main de ces outils, qui une fois maîtrisés, permettent de gagner en productivité et en efficacité.
3. La maîtrise des techniques rédactionnelles
La rédaction est au cœur du métier de secrétaire médical : comptes-rendus de consultation ou d'examen, courriers et autres rapports médicaux... Autant de documents qui doivent être dépourvus de fautes d'orthographe, de grammaire ou de syntaxe, et rédigés dans un français impeccable ! Vous l'aurez compris, les aptitudes rédactionnelles sont tout aussi importantes que les compétences relationnelles quand on exerce la profession de secrétaire médical !
4. Le sens de l'organisation
La polyvalence est souvent l'un des premiers mots qui nous vient à l'esprit quand on lit une offre d'emploi de secrétaire médical. La diversité des tâches et sa double casquette (un pied dans le secteur du secrétariat, l'autre dans le domaine de la santé) l'oblige à faire preuve d'adaptation et d'organisation dans le déroulement de ses journées de travail. Savoir prioriser ses tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, tout en tenant compte de son emploi du temps, est une compétence clé pour réussir dans ce métier.
5. La discrétion
Vos proches savent qu'avec vous leurs secrets seront bien gardés ? Vous ne devrez pas avoir trop de difficulté à appliquer cette compétence dans votre futur métier. À l'image des professionnels de santé, les secrétaires médicaux sont soumis au secret professionnel (ou secret médical) et ont donc un devoir de discrétion. L'exercice de leur fonction les amène à entendre ou à consulter des informations strictement confidentielles, qu'elles concernent l'état de santé des patients ou des données relatives à leur vie privée. Le non-respect de cette règle déontologique, qui remonte à l'Antiquité, est sanctionnée par une peine maximale d'un an de prison et de 15 000 euros d'amende.
6. Le travail en équipe
Le secrétaire médical est un véritable chef d’orchestre dans le fonctionnement d’un cabinet médical ou d’un établissement de santé. Il ou elle coordonne les échanges entre le patient et le corps médical et paramédical. Le travail en équipe repose sur une communication fluide, une compréhension du rôle de chacun et une coordination efficace pour garantir une prise en charge optimale des patients. Dans ce métier, la coopération et l’esprit d’équipe sont essentiels. Cette capacité à collaborer est également un atout pour l’évolution de carrière, car elle démontre une aptitude à s'intégrer dans une équipe et à contribuer activement à l’amélioration des services médicaux.
7. La maîtrise des émotions
Le ou la secrétaire médicale est souvent le premier contact du patient avec les structures médicales. Outre l’amabilité et un service de qualité, le secrétaire médical devra faire preuve de sang-froid, de connaissances médicales et paramédicales et d’un recul nécessaire à une posture professionnelle et empathique. Une secrétaire médico-social diplômé sachant maitriser son stress et ses émotions est un atout indéniable pour une structure de soins. Cette compétence pourra être développée grâce à une formation professionnelle en présentiel ou à distance, validée par une certification.
8. La gestion des dossiers médicaux
Le secrétaire assistant médico-social est garant de la bonne tenue des dossiers des patients. Il est chargé de la création, de la mise à jour et de l’archivage des documents médicaux. Il doit faire preuve d’une rigueur exemplaire pour éviter toute erreur de saisie ou d’étourderie, qui pourrait nuire au bon suivi des patients et à la coordination entre professionnels de santé. Cette compétence implique une bonne connaissance des organismes sociaux, ainsi que du fonctionnement du remboursements des soins.
9. Avoir des connaissances médicales
Personne ne s’attend à ce qu’un secrétaire médical ait le même niveau de connaissances qu’un médecin. En revanche, il est vivement conseillé d’avoir quelques notions de base en anatomie, pathologies courantes, traitements ou examens médicaux.
Ces connaissances scientifiques de base permettront une meilleure prise en charge des patients, grâce à une organisation plus pertinente des rendez-vous, en tenant compte de l’urgence ou de la nature des soins à prodiguer. La maîtrise du vocabulaire médical est aussi indispensable pour employer un langage adapté à son environnement de travail et pour garantir une communication claire et efficace avec l'ensemble des professionnels de santé.
10. La gestion des conflits
Savoir gérer les conflits est une compétence essentielle pour un secrétaire médical. Ce professionnel est souvent en première ligne pour accueillir des patients anxieux, souffrants et parfois mécontents, voire agressifs en raison par exemple d’un temps d’attente qui parait interminable ou un problème administratif qui bloque leur démarche. Le secrétaire médical doit donc être capable de désamorcer les situations conflictuelles avec calme et diplomatie pour rétablir un climat apaisé et proposer des solutions adaptées.
Vous connaissez maintenant les qualités essentielles pour décrocher un emploi de secrétaire médical : il ne vous reste plus qu’à suivre la formation adaptée pour acquérir les compétences qui vous séparent de votre futur métier !
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