Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative - Reconversion

2 blocs de compétences constituent le titre professionnel de Secrétaire Assistant - 450 heures

1- Assurer les activités d'accueil d'une structure - 260 h
(156 heures Asynchrone/Synchrone - 104 heures hors connexion).

Assurer l'accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs avec courtoisie.
• Répondre aux appels entrants avec professionnalisme.
• Identifier les demandes rapidement.
• Reformuler et orienter vers le bon interlocuteur.
• Gérer plusieurs sollicitations simultanées.
• Utiliser un standard multi-lignes.
• Enregistrer les informations d'accueil.
• Assurer la traçabilité des échanges.

Gérer des situations complexes à l'accueil

• Reconnaître une situation délicate.
• Appliquer les procédures internes.
• Adapter son attitude au contexte.
• Rester calme face aux tensions.
• Désamorcer les conflits avec diplomatie.
• Savoir faire appel à un référent si nécessaire.
• Respecter les limites de responsabilité.

Traiter les flux d'information internes et externes

• Trier les courriers entrants et sortants.
• Diffuser l'information selon les consignes.
• Utiliser les outils numériques internes.
• Archiver les messages importants.
• Renseigner les outils de suivi.
• Garantir la confidentialité des échanges.
• Relayer les informations urgentes.
   

2- Gérer les activités administratives d'une structure - 170 h
(102 heures Asynchrone/Synchrone - 68 heures hors connexion).

Prendre en charge les activités administratives courantes

• Rédiger des écrits simples.
• Mettre en forme des documents.
• Classer les dossiers en version papier.
• Numériser les documents utiles.
• Planifier des réunions ou rendez-vous.
• Utiliser un agenda partagé.
• Actualiser les informations dans les fichiers.

Assurer le traitement administratif des dossiers

• Constituer un dossier complet.
• Vérifier la conformité des pièces.
• Mettre à jour les données régulièrement.
• Suivre l'avancement du traitement.
• Relancer les interlocuteurs au besoin.
• Archiver les dossiers clos.

Traiter les réclamations courantes

• Accuser réception de la réclamation.
• Identifier la nature du problème.
• Appliquer la procédure de traitement.
• Proposer une solution adaptée.
• Rédiger une réponse claire.
• Informer les personnes concernées.
• Clôturer le traitement en temps voulu.