Conduire des reunions efficaces
L'adresse Formation
Appréhender toutes les étapes d'une
réunion : préparation, convocation, conduite, compte rendu, suivi.
Assurer
la réussite d'une réunion et le respect de ses objectifs.
Apprendre à gérer le
groupe et maîtriser les phénomènes de groupe.
1 - Les différents types de
réunion
Réunion d'Information, de prise
de décision, de résolution d'un problème, etc.
Réunion préparée / réunion
minute
Leurs caractéristiques et leurs
règles respectives
Les phases types d'une réunion
2 - La préparation de la
réunion
Définir le sujet, les objectifs
et l'ordre du jour de la réunion
Ce qu'il faut préalablement
connaître : participants, fonctions, rôle et statut de chacun,
motivations, état d'esprit
Avoir l'éventuel retour de
précédentes réunions
Rédiger convocation,
date/horaires/durée, lieu, plan de table
Supports et matériels à prévoir
(transparents, paperboard, Powerpoint, etc.)
3 - Le déroulement de la
réunion
L'ouverture de la
réunion : accueil et introduction, rappel du(des) sujet(s), des objectifs,
du temps imparti
Rappeler et faire accepter les
règles de fonctionnement
La prise de parole
Le respect de l'ordre du jour,
les passages aux points suivants
Les synthèses partielles, le
résumé des acquis de la réunion et la prise de congé
Définir le plan d'action issu
de la réunion. Rédiger et valider le compte-rendu
4 - Les techniques d'animation
Savoir utiliser les outils et
les supports
Les techniques de validation et
de prise de décision
Savoir écouter, questionner,
reformuler
Faire participer le groupe en
n'oubliant personne
Maîtriser souplesse et
directivité
Lever les blocages individuels
Comprendre les points de vue et
susciter la créativité du groupe
Recentrer sur les objectifs
initiaux
Réguler les débats (calmer les
bavards, stimuler les passifs)
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