Comment se former aux meilleurs logiciels bureautiques ? (Word, Excel, Outlook...)

Majoritairement associées au travail de bureau, les outils bureautiques sont devenus incontournables dans le monde de l'entreprise. Aucun secteur d'activité ne pourrait aujourd'hui s'en passer ! Quand ils sont bien utilisés, ces logiciels permettent aux actifs de gagner un temps précieux en améliorant leur organisation et leur productivité de manière significative. Beaucoup d'entre eux sont conçus pour faciliter le travail collaboratif et la bonne transmission des informations, ce qui est fortement appréciable, surtout à l'heure de la démocratisation du télétravail.

Néanmoins, une mauvaise prise en main des ces outils risquent de provoquer l'effet inverse et de décourager les plus motivés. Et une chose est sûre : si votre (futur) métier implique l'utilisation de l'outil informatique (et donc d'un ordinateur), il y a de fortes chances pour que vous ayez à maîtriser un ou plusieurs logiciels bureautiques dans le cadre de vos missions.

Si définir les meilleurs logiciels bureautiques du marché n'amènerait que des réponses teintées d'une touche de subjectivité, on peut néanmoins facilement recenser les outils bureautiques les plus utilisés dans le monde du travail. Que vous souhaitiez améliorer vos compétences bureautiques pour pouvoir évoluer dans votre poste et être plus à l'aise dans vos nouvelles fonctions ou bien exercer dans le secteur de la logistique, de la communication ou du marketing digital, voici une liste (non exhaustive) des logiciels bureautiques dont les entreprises ne peuvent plus se passer, et ce quel que soit leur domaine d'activité.

Excel, le plus célèbre des logiciels de tableur

Les métiers de la comptabilité vous le diront : s'il y a un seul et unique logiciel bureautique à maîtriser lorsque l'on commence à traiter des données et à manipuler des chiffres, c'est bien Excel, le logiciel tableur de Microsoft. Excel permet de saisir et d'analyser des données présentées sous la forme de tableaux de calcul plus moins complexes.

Les fonctionnalités avancées d'Excel (comme la programmation VBA) sont nombreuses et pas toujours accessibles aux néophytes. Aussi, il est facile pour un débutant de se retrouver perdu devant ses feuilles de calcul, ses filtres, ses graphiques et autres tableaux croisés dynamiques.

Vous souhaitez vous familiariser ou vous perfectionner avec l'un des logiciels bureautiques les plus utilisés dans le monde du travail ? Il est encore temps d'opter pour une formation Microsoft Excel en fonction de votre niveau (débutant, intermédiaire ou avancé) et de vos préférences d'apprentissage : cours en présentiel en petits groupes dans un centre de formation ou cours d'Excel en ligne en adoptant le programme pédagogique selon vos disponibilités.

Sachez également qu'une certification TOSA vous permettra d'évaluer votre niveau sur le logiciel Excel et mentionner votre score sur votre CV si celui-ci est suffisamment élevé.

Alternatives :  Google Sheets, Calc d'OpenOffice, Numbers

Word, un logiciel de traitement de texte incontournable en entreprise

Le logiciel Word fait partie des outils bureautiques les plus populaires dans le monde de l'entreprise.  Que cela soit pour mettre en forme un document, créer un tableau simple ou complexe, se servir des innombrables raccourcis, réaliser un publipostage ou encore exporter des données Word vers Excel, une formation au logiciel Microsoft Word pourra s'avérer indispensable.

Etant donné la notoriété du logiciel, certaines personnes n'osent pas franchir le pas de la formation, supposant que la maîtrise de cet outil devrait aller de soi. Après tout, qui n'a jamais ouvert et travaillé sur un document Word durant sa scolarité ou à titre personnel pour s'essayer aux joies du traitement de texte ? Pourtant, les fonctionnalités avancées du logiciel sont suffisamment nombreuses pour pouvoir faire l'objet d'une véritable formation, que celle-ci ait lieu en ligne, dans un organisme de formation ou même en entreprise encadrée par un formateur sur place ou à distance.

Comme pour Excel, une journée ou deux jours suffiront à acquérir une bonne prise en main du logiciel bureautique. Le passage de la certification TOSA pourra être une option à envisager si vous souhaitez faire vos compétences sur le logiciel Word auprès des recruteurs.

Alternatives : LibreOffice, Google Docs, Pages

Outlook, un service de messagerie aux innombrables fonctionnalités

Autre outil clé de la suite bureautique Microsoft Office : Outlook ! Les professionnels doivent pouvoir communiquer efficacement avec des interlocuteurs de tous horizons, qu'il s'agisse de clients, de partenaires ou de collègues de travail. Pour ce faire, Outlook se présente comme une messagerie électronique collaborative disposant d'une ribambelle de fonctionnalités.

En plus de pouvoir facilement envoyer des e-mails, ce logiciel bureautique donne la possibilité aux utilisateurs de partager des agendas, d'organiser des réunions et des rendez-vous, de créer des formulaires, d'automatiser des messages ou encore d'archiver des dossiers.

Là encore, une formation Microsoft Outlook ne devrait pas bouleverser votre emploi du temps, surtout si vous optez pour des cours en ligne : comptez une journée ou deux grand maximum pour vous faire la main et exploiter ses fonctions avancées. A l'image des autres outils bureautiques du Pack-Office, les formations Outlook peuvent se conclure par le passage de la certification TOSA.

Alternatives : Gmail (Google), Mailbird, Apple Mail

PowerPoint, un logiciel de présentation dont la popularité ne faiblit pas

Powerpoint est un outil bureautique qui permet de faire des présentations professionnels en créant des diapositives aux contenus variés : texte, images, son et vidéo peuvent se côtoyer pour une présentation efficace qui permettra de captiver une audience dans le cadre d'une présentation orale (ou le lecteur dans le cas d'un simple envoi du fichier).

La notoriété de Powerpoint dans le monde de l'entreprise est ne désemplit pas, et il reste encore actuellement l'un des outils de présentation les plus plébiscités dans un cadre professionnel. Comment agencer les différents éléments d'une diaporama pour créer un ensemble cohérent ?  De quelle façon augmenter l'impact du message qu'on souhaite transmettre ?  Quelles sont les erreurs de débutant à éviter quand on souhaite faire une présentation PowerPoint qui marquera les esprits ?

Une formation consacrée à la prise en main de ce logiciel bureautique sera l'occasion de répondre à toutes ces questions et de réussir à coup sûr vos futures présentations PowerPoint. Là encore, vous pourrez décrocher la certification TOSA à l'issue de votre formation PowerPoint.

Alternatives :  Google Slides, Prezi, Keynote

Microsoft Teams, la visioconférence à l'honneur

Microsoft Teams est un outil collaboratif qui permet de réaliser des visioconférences, des appels vidéo mais aussi de stocker et partager des fichiers avec SharePoint, autre service de Microsoft 365. La plateforme intègre également une messagerie instantanée, et de multiples fonctionnalités destinées à améliorer la collaboration, la communication et la collaboration entre les membres d'une même équipe de travail.

Le logiciel s'est rapidement imposé comme une référence dans le domaine, encouragé par le développement du télétravail. Grâce à Teams, l'organisation et l'animation d'une réunion entre des collègues, partenaires ou clients situés parfois aux quatre coin de l'hexagone, devient un jeu d'enfant pour peu d'une connexion internet suffisante.

Alternatives : Slack, Zoom

SharePoint, une plateforme intranet collaborative

SharePoint est un portail intranet qui permet de stocker, partager et organiser toutes sortes de contenus et de fichiers au sein d'un même espace. A l'image de la majorité des espaces collaboratifs, vous pourrez définir des droits d'accès plus ou moins restreints en fonction des rôles et des besoins de chacun.

Dans le monde de l'entreprise où les informations doivent pouvoir circuler rapidement, SharePoint se présente comme un logiciel de gestion de contenu indispensable pour pouvoir accéder facilement aux documents de travail. Le service de Microsoft conjugue ainsi accessibilité, efficacité et sécurité. La synchronisation et la compatibilité avec d'autres outils bureautiques de la suite Office est aussi une fonctionnalité appréciable pour les utilisateurs de SharePoint.

Alternatives : Asana, Google Drive

Vous souhaitez vous perfectionner sur l'ensemble des logiciels de la suite Microsoft Office ? Vous pouvez très bien suivre une formation Pack-Office pour enfin maîtriser les fonctions de base mais aussi les fonctionnalités les plus avancées de ces outils bureautiques devenus incontournables dans le monde du travail.

Certains formations bureautiques proposent par exemple une journée ou une demi-journée de cours par logiciel de la suite Office, ce qui fait que vous pourrez généralement dompter ces outils en moins d'une semaine. D'autres encore proposent des cours en ligne accessibles 24h/24, 7j/7 pendant une période donnée (4 mois, 6 mois, 12 mois). A vous de voir la formule qui vous convient pour enfin connaître tous les secrets du Pack-Office.

Photoshop, un logiciel utilisé dans de nombreux corps de métiers

Si Photoshop n'est pas un logiciel bureautique à proprement parler, il s'agit tout de même d'un outil suffisamment populaire dans le monde du travail pour qu'il puisse trouver sa place dans cet article. Vous pensez que seuls les photographes et quelques métiers de l'image sont amenés à utiliser Photoshop dans le cadre de leurs activités ? Que nenni ! De nombreux professionnels, à commencer par les métiers du web et du digital, et ceux qui gravitent autour de la communication, se servent quotidiennement de Photoshop pour créer des visuels ou retoucher des photos.

Ce logiciel de DAO (dessin assisté par ordinateur) s'est fortement démocratisé depuis quelques années et la maîtrise de Photoshop est aujourd'hui demandé, voire exigé pour exercer des métiers aussi variés que community manager, chargé de communication, styliste, graphiste/maquettiste ou encore décorateur d'intérieur.

Alternatives : Gimp, Affinity Photo

Comment financer sa formation bureautique ?

Nombre de formations en bureautique sont éligibles au CPF (Compte Personnel de Formation). Il n'est donc pas étonnant de constater chaque année l'engouement du public (salariés, étudiants, demandeurs d'emploi) pour les cours de bureautique. Selon le montant de votre solde CPF (crédité de 500€ tous les ans !), vous pourrez financer la totalité ou au moins une partie des frais de formation. Le site ou l'application Mon Compte Formation offre la possibilité aux demandeurs d'emploi de solliciter une aide complémentaire auprès de France Travail qui disposera alors d'un délai de 10 jours pour répondre positivement ou non à cette demande d'abondement. Si vous êtes salarié et que vous souhaitez améliorer votre maîtrise des logiciels bureautiques de manière significative, vous pouvez également vous rapprocher de votre employeur pour qu'il puisse financer votre formation afin de vous accompagner vers cette montée en compétences.

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