Comment devenir assistant virtuel

A l'heure du développement du travail à distance et où une part croissante de la population active cherche à retrouver un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, le métier d'assistant virtuel (AV) est en plein essor et a toutes les chances de s'imposer comme une profession incontournable dans les années à venir.

Cette activité offre la possibilité de travailler de chez soi ou partout ailleurs dans le monde comme un véritable digital nomad. Souvent à son compte, plus rarement salarié d'une entreprise, l'assistant virtuel peut évoluer dans une pléthore de secteurs d'activité, allant du marketing à l'immobilier en passant par le domaine du BTP.

Quel est le rôle d’un assistant virtuel ?

L'assistant virtuel offre ses services à des entreprises ou des entrepreneurs qui souhaitent déléguer certains tâches qu'ils considèrent comme chronophages, peu attrayantes ou encore à faible valeur ajoutée. L'externalisation de ces missions permet aux professionnels de se concentrer sur leur cœur de métier et de consacrer exclusivement au développement de leur activité.

Le métier d'assistant virtuel peut facilement être confondu avec celui de secrétaire ou d'assistant de direction au premier abord. Cependant, au-delà du télétravail, c'est surtout la variété des missions et des responsabilités qui le distingue de ces professions déjà réputées pour leur polyvalence. En effet, les possibilités sont vastes en fonction de vos appétences, mais aussi des compétences que vous possédez déjà et celles que vous êtes prêt à acquérir pour diversifier vos activités et conquérir de nouveaux clients.

Quelques exemples de tâches qu'un assistant virtuel peut prendre en main :

• tâches administratives et de secrétariat classique (comptes rendus de réunions, gestion des appels téléphoniques, traitement des mails, gestion du planning, etc.).
• création de site web
• recherche d'informations
• saisie de données
• correction et relecture de texte
• retranscription audio
• création de contenus
• gestion des réseaux sociaux
• suivi commercial et relation client
• comptabilité
• gestion de projet
• réservation de services et prestations

Quelles sont les qualités requises pour devenir assistant virtuel ?

Véritable assistant 2.0, ce professionnel doit être doté d'un savant dosage entre qualités humaines (soft skills) et compétences techniques (hard skills).

Qualités humaines

• polyvalence : c'est sans doute la qualité la plus importante à posséder pour un assistant virtuel qui sera souvent amené à exercer plusieurs métiers en un, devenant tour à tour, chargé de communication, rédacteur, assistant commercial ou opérateur de saisie. Il est possible d'atténuer ce profil "couteau suisse" en se spécialisant dans un domaine, même s'il faudra toujours conserver une bonne capacité d'adaptation afin de répondre aux besoins variés des clients.
• sens de l'organisation : cette polyvalence doit être accompagnée de solides compétences organisationnelles pour pouvoir jongler entre les multiples tâches qui lui sont confiées.
• sens de l'écoute : en écoutant attentivement les besoins de ses clients, l'assistant virtuel diminue les risques de mauvaise interprétation sur le travail à effectuer. Un effort minime pour des résultats optimaux sur la satisfaction et la fidélisation de votre clientèle.
• autonomie : une décision difficile à prendre ? Un manque d'informations qui vous empêche d'effectuer une tâche ? Une question importante nécessitant une réponse rapide ? L'autonomie est clairement un atout pour résoudre certaines problématiques auxquels vous pourrez être confrontées pendant vos journées de travail.
• sens de la communication : des compétences en communication sont fortement recommandées pour cette activité où les échanges doivent être fluides, à l'oral comme à l'écrit.
• disponibilité : un assistant virtuel doit faire preuve de flexibilité s'il souhaite répondre à des demandes urgentes. Une clientèle internationale peut nécessiter d'adapter son emploi du temps en  fonction des fuseaux horaires afin d'assurer une assistance continue.
• discrétion : le traitement d'informations confidentielles fait souvent partie du quotidien de l'assistant virtuel qui doit veiller en permanence au respect du secret professionnel.

Compétences techniques

• la maîtrise de l'outil informatique est indispensable pour accomplir les tâches assignées. Cela inclut principalement les logiciels bureautiques tels que ceux proposées par la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) , les outils de communication en ligne (Slack, Zoom, Teams), ainsi que les plateformes de gestion de projet (Trello, Zoho, Jira)
• des connaissances en marketing digital peuvent être nécessaires que ce soit pour se faire connaître auprès de ses futurs clients ou prendre en main certaines de leurs activités (rédaction web, réseaux sociaux, newsletters, etc.).
• l'assistant virtuel doit être un minimum au fait des principes de base de la sécurité informatique s'il souhaite garantir la confidentialité des données qu'il sera amené à traiter.
• La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères peut vous ouvrir de nouvelles opportunités à l'échelle internationale.

Quelle formation pour devenir assistant virtuel ?

Il n'existe actuellement aucun diplôme spécifique pour se former au métier d'assistant virtuel, en raison de sa relative nouveauté dans le paysage professionnel. Toutefois, des formations en secrétariat, en marketing ou en communication peuvent être avantageuses pour démarrer son activité. En effet, la majorité des tâches qui incombent à un assistant virtuel sont étroitement liées à l'un de ces domaines. En l'absence de formation officielle, vous devrez choisir votre parcours en fonction des compétences que vous souhaitez acquérir et donc des services que vous comptez proposer à vos clients.

Quelques formations pouvant conduire au métier d'assistant virtuel : 

• BTS NDRC (Négociation et Digitalisation de la Relation Client)
• BTS CG (Comptabilité et Gestion)
• BTS Gestion de la PME
• BTS SAM (Support à l'Action Managériale)
• Titre professionnel assistant de direction
• Titre professionnel secrétaire assistant

Vous pouvez également envisager de suivre de courtes formations, en ligne ou en présentiel, si vous éprouvez le besoin de combler certaines lacunes, qu'il s'agisse d'améliorer votre maîtrise d'un outil bureautique ou de renforcer vos compétences relationnelles. De nombreuses ressources en ligne devraient aussi vous aider à progresser dans les domaines qui vous intéressent pour votre business.

Comment démarrer son activité d'assistant virtuel ?

• Faites une évaluation complète de vos compétences et identifiez celles que vous souhaitez développer ou améliorer afin de pouvoir les monétiser auprès de vos futurs clients
• Utilisez ce travail d'introspection pour établir une liste des services que vous serez en mesure de proposer au démarrage de votre activité
• Evaluez le matériel nécessaire au bon fonctionnement de votre activité (outils gratuits/payants, connexion Internet stable, ordinateur portable, etc.).
• Faites une veille concurrentielle afin d'avoir une estimation relativement précise des tarifs pratiqués dans le domaine de l'assistance virtuelle
• Choisissez le statut juridique le plus adapté à votre activité (le régime de la micro-entreprise est privilégié) et entamez les démarches nécessaires à la création de votre entreprise en vous enregistrant auprès du guichet unique.
• Développez votre visibilité en ligne en créant votre site internet et/ou en vous inscrivant sur des plateformes généralistes pour les freelances afin de trouver vos premiers clients.

Quels sont les avantages et les inconvénients du métier d'assistant virtuel ?

Les avantages et les inconvénients du métier d'assistant virtuel sont pour la plupart directement liées au statut de freelance ou au travail à distance qu'il implique.

Avantages

• la grande diversité des missions
• un large éventail de clients
• une flexibilité appréciable : la possibilité de choisir son lieu et ses propres horaires de travail
• l'accès au métier ne nécessite pas de suivre ou de reprendre de longues études
• une activité qui peut être à la fois considéré comme un complément de revenus et comme un métier à part entière, vous permettant de subvenir à vos besoins.

Inconvénients

• un assistant virtuel peut ressentir un sentiment d'isolement et de solitude, en particulier lorsque ses missions n'impliquent pas d'interactions sociales avec ses clients.
• des revenus aléatoires en fonction de l'activité
• un marché concurrentiel qui nécessite de revoir régulièrement ses stratégies et d'ajuster son offre pour rester compétitif.

Quel est le salaire d’un assistant virtuel ?

La plupart des assistants virtuels exercent en qualité d'autoentrepreneur, ils sont donc libre de fixer leurs tarifs. La rémunération peut être basée sur un tarif horaire (de 15 euros à 30 euros en général) ou à la journée avec un TJM (tarif journalier moyen) pouvant varier de 100 euros à 400 euros, voire plus en fonction du niveau d'expertise et de la spécialisation choisie.

Quelle évolution pour un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel peut créer sa propre agence d'assistances virtuels pour répondre aux besoins croissants de son activité ou encore élargir ses compétences pour proposer une gamme plus large de services à ses clients. D'autres pourront choisir de quitter le freelancing et réintégrer le monde du salariat pour des raisons diverses tels qu'une meilleure stabilité financière ou le désir de retrouver des collègues de bureau avec qui échanger en chair et en os.

Selon les missions qu'il affectionne, un assistant virtuel peut évoluer vers différents métiers :

• community manager
• traducteur
• correcteur-relecteur
• rédacteur web
• secrétaire administratif
• assistant marketing

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