Titre Professionnel Secrétaire Assistant en présentiel

À l’ASSISTANT ACADEMY®, la pédagogie innovante s’appuie sur une reproduction grandeur nature de toutes les fonctions tertiaires de l’entreprise. Des formateurs experts assurent la montée en compétence du stagiaire à partir de situations concrètes. Le stagiaire a de véritables dossiers à gérer (documents factice, interaction entre collègues et « managers-formateurs »). Dans des jeux de rôles, il est considéré comme un vrai salarié et vit une véritable expérience professionnelle.

Descriptif métier

L’emploi de secrétaire-assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaire-assistant(e) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il (elle) assure la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. Il (elle) effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques.
Le (la) secrétaire-assistant(e) contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques.
Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
Il (elle) assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
Le (la) secrétaire-assistant(e) peut être amené(e) à remplacer un(e) autre secrétaire pendant son absence, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
Selon l’activité de l’entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales – achats et ventes – et le suivi administratif courant du personnel.

PROGRAMME DU PARCOURS

• CCP 1 : ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE

1. Produire des documents professionnels courants
2. Rechercher et communiquer des informations
3. Assurer la traçabilité et la conservation des informations
4. Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques
5. Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités

• CCP 2 : REALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIFFERENTES FONCTIONS DE L'ENTREPRISE

1. Assurer l'administration des achats et des ventes
2. Assurer l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants
3. Assurer le suivi administratif courant du personnel
4. Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques

• MODULE COMPLÉMENTAIRE : BUREAUTIQUE (inclus)

1. Word : Les règles de base, créer un courrier, créer un modèle, tableaux et graphiques, formulaire, note de service, publipostage, documents longs
2. Excel : Les règles de base, imprimer des tableaux, trier et filtrer les données, les formules simples, tableaux croisés dynamiques et graphique pour tableau de bord, fonctions conditionnelles et fonction recherche
3. Outlook : Rédaction d'un mail et signature, organiser les emails, agendas et réunions
4. Powerpoint : Conception hiérarchique de la présentation

• MODULES COMPLÉMENTAIRES : TECHNIQUES DE RECHERCHE D’EMPLOI (TRE) (inclus)

1. CV contenu et mise en forme
2. Lettre de motivation
3. Prospection et argumentaire (Base TRE)
4. Simulation d’entretien d’embauche
5. Prospection téléphonique stage / emploi

• MODULES COMPLÉMENTAIRES - PRÉPARATION AUX EPREUVES (inclus)

1. La méthodologie de rédaction du dossier professionnel
2. Les conditions de l’épreuve du Titre professionnel

• STAGE EN ENTREPRISE

1. Durée : 140h (4 semaines)
2. Lieu : entreprise de votre choix
3. Objectif : mise en pratique des acquis de la formation et expérience concrète en entreprise

PROGRESSION PÉDAGOGIQUE

La progression pédagogique couvre les aspects suivants :

• La production de documents professionnels courants
• La communication écrite et orale d'informations
• La gestion de la traçabilité et conservation des informations
• L’accueil des visiteurs
• La planification et organisation des activités de l'équipe
• L’administration des achats et ventes
• Le traitement des demandes clients et réclamations
• L’élaboration de tableaux de suivi de l'activité commerciale
• Le suivi administratif du personnel

RESSOURCES TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Accès 24h/24 - 7j/7 à la plateforme de formation ASSISTANT ACADEMY qui reprend l'ensemble des cours théoriques, des mises en situation pratiques, des outils (Office 360, progiciel de gestion intégré, site fac-similé…), quizz, examens d'entrainement
• Livres à disposition sur place
• Mise à disposition en journée d'un ordinateur portable connecté et ses accessoires

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

• Mises en situation
• Quizz par sous-compétence
• Examen blanc par compétence
• Examens blancs en conditions réelles à l'issue du parcours de formation
• Entretiens individuels avec le responsable pédagogique et le formateur référent
• Évaluation en cours de formation (ECF) et Livret de suivi d'acquisition des compétences

Résultats attendus

Passage d'examen d'obtention du Titre professionnel Secrétaire Assistant, niveau 4, délivré par le Ministère du Travail de l’Emploi et de l’Insertion, enregistré au RNCP 8804.