Maîtriser les Compétences Clés en Secrétariat et Assistance Administrative de direction
HELIOS
Les apprenants développent ainsi des compétences en organisation, notamment dans la gestion de l’agenda, la planification des priorités, et la coordination de réunions et d’événements.
La formation accorde une importance particulière à la communication professionnelle, qu’elle soit écrite ou orale, afin de garantir des échanges efficaces et professionnels avec les parties prenantes.
De plus, les participants sont formés à la gestion du temps, à l’optimisation des tâches et à l’utilisation des outils bureautiques et collaboratifs pour améliorer leur productivité et leur maîtrise des supports numériques.
Dans le domaine des relations humaines, cette formation développe les compétences interpersonnelles telles que l’intelligence émotionnelle et la gestion du stress.
Enfin, les participants apprennent à assurer un suivi administratif et à coordonner divers projets, devenant ainsi un soutien structuré et proactif pour la direction, tout en contribuant de manière positive et active à la performance de l’organisation.
À la fin de cette formation d’assistant(e) de direction, plusieurs compétences essentielles seront acquises pour permettre un accompagnement efficace de la direction et une gestion optimale des tâches administratives. Les compétences développées incluront :
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* Gestion de l’agenda et des priorités : Capacité à organiser et à prioriser les tâches, à coordonner les rendez-vous, réunions et événements, et à gérer les imprévus de manière proactive.
* Communication professionnelle : Maîtrise de la rédaction de courriers, d’emails, de comptes rendus, et capacité à adapter la communication en fonction de différents interlocuteurs, à la fois par écrit et à l’oral.
* Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Compétences avancées en Word, Excel, et PowerPoint pour la création de documents professionnels, ainsi qu’en outils de partage en ligne comme Google Drive et Dropbox pour faciliter la collaboration.
* Gestion administrative et suivi de dossiers : Compétences en classement, archivage, suivi de projets et de dossiers, et aptitude à gérer les documents de manière organisée et accessible.
* Gestion du temps et optimisation des processus : Capacité à structurer le travail, à optimiser les processus, et à planifier les activités pour améliorer l’efficacité personnelle et réduire la charge de travail.
* Relations professionnelles et gestion du stress : Techniques de gestion des conflits, capacité à gérer les situations difficiles avec diplomatie, et stratégies pour réduire le stress en milieu professionnel.
* Intelligence émotionnelle et compétences relationnelles : Développement de l’empathie, de l’écoute active, et des compétences relationnelles pour favoriser un environnement de travail collaboratif et harmonieux.
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* Accueil, présentation du formateur et des
* Présentation du programme, des objectifs et des méthodes utilisées.
* Définition du cadre formatif
* Positionnement
* Jour 1 :
Introduction au rôle d'assistante de direction - 7h
1. Les missions et responsabilités de l'assistante de direction
2. Les qualités et compétences requises pour exercer ce métier
* Jour 2 :
Module 1 : Gestion de l'agenda et des rendez-vous - 7h
1. Utilisation d'un agenda électronique
2. Organisation des rendez-vous et des réunions
3. Gestion des priorités et des urgences
* Jour 3 & 4 :
Module 2 : Communication professionnelle - 14h
1. Communication écrite (emails, courriers)
A.1. Introduction à la Communication Écrite
A.2. Techniques de Rédaction d'Emails Professionnels
1. Communication orale (accueil téléphonique, prise de notes)
B.1. Techniques d'Accueil Téléphonique
B.2. Prise de Notes Efficace
B.3. Introduction à la Prise de Parole en Public
B.4. Techniques de Prise de Parole en Public
* Jour 5, 6 & 7 :
Module 3 : Gestion administrative - 21h
1. Classement et archivage des documents.
A.1. Introduction à la Gestion Documentaire
A.2. Techniques De Classement
A.3. Archivage Physique
A.4. Archivage Numérique
1. Rédaction de comptes-rendus et de rapports
B.1. Introduction à la Rédaction Professionnelle
B.2. Rédaction de Comptes-rendus de Réunion
B.3. Rédaction de Rapports
B.4. Outils et Logiciels pour la Rédaction
1. Suivi des dossiers et des projets
C.1. L’importance du suivi administratifs
C.2. Techniques de Gestion des Dossiers
C.3. Gestion de Projet
C.4. Rapports de Suivi et Indicateurs de Performance
C.5. Communication et Coordination
* Jour 8, 9 & 10 :
Module 4 : Gestion du temps et des priorités - 21h
1. Techniques de gestion du temps.
A.1. Identification des Voleurs de Temps
A.2. Utilisation des Outils de Gestion du Temps
A.3. Priorisation des Tâches
1. Planification des tâches et des activités
B.1. Décomposition des Projets en Tâches
B.2. Création de Planning et d'Horaires
B.3 Utilisation de Checklists et d’Agenda
1. Développement de l'efficacité personnelle
C.1. Gestion du Stress et de la Charge de Travail
C.2 Optimisation des Processus de Travail
C.3 Développement des Compétences Personnelles
* Jour 11 :
Module 5 : Utilisation des outils informatiques - 7h
1. Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
2. Utilisation des outils collaboratifs (Google Drive, Dropbox)
3. Gestion des mails et des agendas électroniques
* Jour 12 :
Module 6 : Relations professionnelles et gestion du stress - 7h
1. Gestion des conflits et des situations difficiles
2. Techniques de gestion du stress
3. Développement de l'intelligence émotionnelle
* Jour 13 & 14 :
Révisions et retour des modules - 14h
1. Révision des modules précédents
2. Retour sur les exercices pratiques :
-Analyse des exercices réalisés au cours de la formation.
-Partage des retours d'expérience : ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
-Atelier interactif : mise en situation des compétences clés abordées, avec feedback immédiat des formateurs et des participants.
-Discussion sur les difficultés rencontrées et identification des solutions adaptées.
1. Session de questions-réponses :
-Ouverture d’un temps d’échange pour clarifier les points de compréhension.
-Les participants posent des questions sur les modules précédents et les exercices réalisés.
- Dernière opportunité pour les participants de poser des questions avant l’évaluation finale.
* Jour 15 :
Evaluation finale – 4h
Accessible
Avec ou sans diplôme
Formateurs pro.
diplômés en exercice
enseignants
dans le centre
À propos du centre HELIOS
Notre but est de rendre l'éducation accessible à tous. Que vous soyez demandeur d'emploi, en reconversion, ou que vous souhaitiez développer vos compétences, nous sommes là pour vous aider.
Nous offrons des formations en ligne interactives ainsi que des cours en présentiel dans nos centres situés à Épinal et Paris, elles sont accessibles en ditanciel sur toute la france.
Notre centre de formation offre des parcours dans plusieurs domaines.
Nous avons des formations en informatique, graphisme, assistanat de direction et webmaster no-code.
Notre centre met tout en œuvre pour vous accompagner dans votre projet, en vous aidant à identifier les compétences clés et en vous orientant vers des parcours adaptés. Nous collaborons avec des organismes partenaires et des entreprises locales pour vous proposer des opportunités de stages et de mentorat, afin de maximiser votre réussite professionnelle.
Nos formations aident les demandeurs d’emploi inscrits. Ils reçoivent un accompagnement personnalisé. Cela va de la validation de leurs compétences jusqu'à l'obtention d'un diplôme ou d'une certification reconnue par le ministère du Travail.
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