Secrétaire Assistant - Titre professionnel d'état

Produire des documents professionnels courants

• Choisir l'outil bureautique adapté et utiliser la fonction appropriée aux travaux à réaliser
• Utiliser le vocabulaire technique du secteur d'activité
• Présenter les documents selon les normes professionnelles
• Contrôler sa production avant transmission
• Utiliser des outils de recherche d'information et de communication
• S'adapter aux évolutions des outils numériques

Communiquer des informations par écrit

• Choisir le mode de transmission adéquat
• Utiliser le web avec pertinence et rapidité
• Sélectionner l'information adéquate et la vérifier
• Synthétiser les informations
• Utiliser les différents outils de recherche d'information et de communication, synchrones ou asynchrones
• Utiliser les outils bureautiques (TTX, PréAO)
• Prendre des notes
• Rédiger et présenter un écrit selon les normes et usages professionnels

Assurer la traçabilité et la conservation des informations

• Numériser des documents
• Utiliser différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques
• Concevoir et appliquer un plan de classement
• Organiser ses mails avec efficacité
• Assurer une veille sur les évolutions des outils et espaces numériques
• Rechercher des informations sur les règles juridiques de conservation des documents

Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

• Utiliser les outils de communication : téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée
• S'exprimer distinctement et avec un vocabulaire adapté
• Prendre des notes manuscrites ou en saisie simultanée
• Épeler des noms et des adresses mail et énoncer des numéros de téléphone en anglais
• Retranscrire des noms, des adresses mail et des numéros de téléphone énoncés en anglais
• Comprendre une demande simple d'un interlocuteur anglophone et lui apporter une réponse en anglais

Planifier et organiser les activités de l'équipe 

• Créer une liste de tâches et un échéancier
• Utiliser le web et ses applications pour l'organisation des déplacements et des réunions
• Utiliser les outils de communication et de planification
• S'adapter aux outils et aux évolutions numériques
• Recenser le matériel nécessaire à la tenue des réunions

2 -Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines - 180 h

Assurer l'administration des achats et des ventes

• Utiliser un progiciel de gestion commerciale
• Respecter les procédures de traitement des commandes
• Rechercher des informations sur la réglementation des contrats de vente et de transport

Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes

• Rédiger des écrits professionnels
• Utiliser les outils de communication de façon professionnelle (téléphone, mail, réseaux sociaux, forums…)
• Rechercher une information dans un progiciel de gestion commerciale, des bases de données et des fichiers internes
• Analyser la demande d'un client et apporter une réponse adaptée
• Mettre en œuvre les techniques d'écoute active

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale

• Utiliser les fonctions avancées d'un tableur (tableaux croisés dynamiques, fonctions SI …)
• Collecter, sélectionner et exploiter des données chiffrées
• Présenter des tableaux et des graphiques
• Vérifier la cohérence des résultats
• Extraire les éléments significatifs à partir des résultats obtenus et les présenter sous forme d'un commentaire succinct
• Recueillir des informations auprès des autres collaborateurs de l'entreprise

Assurer le suivi administratif courant du personnel

• Concevoir et utiliser des outils de suivi : plannings, fiches, tableaux de suivi
• Respecter la législation et la réglementation en matière de droit du travail
• Appliquer les procédures internes en matière d'administration du personnel
• Rechercher des informations en matière de droit du travail sur des sites institutionnels
• Rédiger un écrit professionnel à usage interne