La conduite et l-animation de reunions

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Objectifs

A l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

- Adapter à ses réunions les outils et méthodes permettant de les optimiser en fonction des enjeux attendus (résolutions de problèmes, informations, formation, motivation, redynamisation...)

- Utiliser ces méthodes pour atteindre son objectif

Programme

Préparer sa réunion :

* Analyser les enjeux de la réunion et ses objectifs :

* Information, évaluation, résolution de problème, prise de décision...

* Savoir décider de l'intérêt de réunir un groupe et identifier les solutions alternatives

* Identifier ses propres freins ou difficultés face à certaines réunions difficiles

* Anticiper les attitudes du groupe ou les comportements à venir

* Choisir en fonction de l'objectif de l'outil la méthode d'animation

* Se préparer à toutes éventualités : conflit, passivité, problème technique ...

Lancer la réunion

* Qui convoquer : choisir les participants dernier « C.R.I. »

* Convoquer les participants : délai, lieu, durée

* Rédiger un ordre du jour stimulant (que faut-il dire ou pas ?)

Animer sa réunion :

* Savoir commencer sa réunion efficacement : le T.O.P.

* Mettre en place des règles du jeu : comportement, temps de parole ...

* Gérer son temps et ses moyens (matériels, stress...)

* Maitriser les méthodes et les différents modes de communication

* Analyser rapidement les comportements des participants

* Repérer les positions de chacun

* Utiliser les différents modes de communication fonction des attitudes des participants

* Stimuler le débat si nécessaire

* Répondre à une attaque personnelle ou un conflit de groupe

* Conclure pour atteindre les objectifs de la réunion

Garantir l'efficacité de la réunion :

* Capitaliser les décisions prises ou les informations à traiter

* Formaliser les prises de décision ou points clefs (engagement des participants)

* Trouver la meilleure méthode de diffusion et le suivi des engagements