Assistant juridique

Palafis - Annecy

Non finançable CPF

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Niveau visé

Niveau BAC + 2

Localité

En présentiel

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Objectifs

Accueillir un interlocuteur afin de communiquer et d'entretenir une image positive de l'entité

Adapter son attitude aux situations spécifiques

Transmettre les informations juridiques qu'il est possible de fournir en respectant les règles du secret professionnel ainsi que les recommandations des professionnels du droit afin d'apporter un premier niveau d'information en cohérence avec la demande

Traiter les demandes en identifiant la nature de chacune d'elles et en tenant compte du type de droit ainsi que de leur caractère d'urgence afin d'orienter l'interlocuteur vers le professionnel du droit compétent dans les délais impartis

Gérer les agendas en fonction de la nature des rendez-vous et/ou des audiences

Concevoir et formaliser des documents écrits professionnels

Organiser la traçabilité documentaire afin de disposer d'un système d'information structuré, à jour et fiable

Archiver les documents conformément aux délais légaux de conservation afin de préserver la sécurité et l'intégrité des documents

Établir un devis, une facture, un état de frais et/ou une convention d'honoraires

Concevoir des outils de pilotage de l'entité par la création de tableaux de bord

Enregistrer les écritures comptables en appliquant la réglementation en vigueur afin d'assurer la tenue de la comptabilité des opérations de l'entité

Vérifier les différents comptes de tiers et financiers de l'entreprise en utilisant les techniques de rapprochement bancaire

Établir la déclaration de TVA au sein de l'entité

Participer à la préparation de l'approbation des comptes

Organiser la veille en analysant les informations collectées afin de disposer d'une information fiable

Partager les résultats issus de la veille en utilisant des outils collaboratifs afin d'apporter une information ciblée

Constituer les dossiers juridiques dans les délais impartis en collectant les pièces ainsi que les informations nécessaires et utiles afin d'en faciliter le traitement et le suivi

Utiliser les différents modèles d'actes en tenant compte de leurs spécificités (plan de rédaction, mentions obligatoires) et en respectant les exigences légales afin de constituer une bibliothèque d'actes

Actualiser les modèles d'actes en fonction de l'analyse de la situation rencontrée et des évolutions réglementaires afin de proposer un acte conforme et sans ambiguïté

Réaliser le suivi des dossiers avec les acteurs juridiques en respectant les règles de confidentialité et en réalisant les opérations selon le calendrier procédural afin de mener le dossier à son terme

Mettre en œuvre la voie de recours adaptée à la situation et à la décision rendue en rédigeant l'acte approprié afin d'obtenir un nouvel examen du dossier

Programme

La formation prépare aux Blocs de Compétences suivants :

1. Assurer l'interface entre l'équipe juridique et ses interlocuteurs

2. Organiser la gestion administrative de l'entité

3. Organiser la gestion commerciale et financière de l'entité

4. Gérer les dossiers juridiques, de la rédaction au suivi procédural

Accueil, traitement des demandes, optimisation de la communication (Bloc 1)

• Communication interindividuelle et professionnelle. Les spécialités de l'accueil en secrétariat juridique, les attitudes et l'art de savoir poser la bonne question.

• Analyse et traitement de la demande : traitement des urgences dans le contexte professionnel juridique et réglementaire (échéance, délai, assignation, demande spécifique, …)

• Gestion du temps à l'aide des outils digitaux collaboratifs : agendas partagés (Outlook, Teams)

• Digitalisation : newsletter, plan d'action de communication digitale

Organisation, planification, suivi (Bloc 2)

• Communication écrite : courriers, mails, notes de services et d'information ;

• Organisation et partage d'information ; digitalisation, communication digitale interne (slack, tems, padlet) ; outils collaboratifs (Doodle, WhatsApp, …) ;

• Planification des activités d'une équipe : organisation des déplacements, des réunions, des déjeuners ;

• Classement et archivage : traçabilité documentaire, classement, archivage papier ;

• Gestion des stocks ; respect de la politique d'achat d'entreprise ;

• Bureautique : Word, Excel

Administration des ventes et opérations comptables (Bloc 3)

• Excel ; outils de pilotage ; tableaux de bord ;

• Gestion et suivi de la prise en charge d'un client ; Devis, Facture, Convention d'honoraires, CARPA, Aide Juridictionnelle ; Etats de frais ;

• Gestion des opérations comptables : enregistrement, écritures comptables, rapprochement bancaire, suivi de la trésorerie, déclaration de TVA, paiement auprès des services fiscaux.

Consultation et suivi des dossiers juridiques (Bloc 4)

• Mise en oeuvre d'une veille juridique ;

• Conception et actualisation des modèles d'actes : Constat, Assignation, Signification, Exécution, Expulsion, PV, Contrats

• Suivi et coordination des dossiers : acteurs juridiques ;

• Suivi des dossiers ;

• Confidentialité ;

• Calendrier procédural ; phases de procédures.

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