Assistant de direction : 7 compétences pour réussir dans ce métier
Bras droit du manager, l’assistante de direction optimise la gestion de son activité, notamment sur le plan administratif, pour un salaire brut mensuel de 1 750 à 2 900 euros. Son métier se rapproche de l’assistante de gestion, les missions stratégiques en moins. L’assistante de direction jongle entre le suivi de dossiers, la préparation de réunions, l’organisation de déplacements, ou encore l’accueil des partenaires et clients. Autant de tâches qui ne s’improvisent pas, et nécessitent une formation de niveau bac +2 ainsi que des qualités naturelles bien précises. Découvrez les compétences principales d’une assistante de direction.
1. Un excellent sens de l’organisation
L’assistante de direction est souvent très occupée. Chaque jour, il lui faut mener de front de multiples missions, de nature très diverse, sans se laisser troubler par les interruptions du manager ou des clients de l’entreprise. Passant de l’écran d’ordinateur au téléphone, l’assistante de direction doit disposer d’un très bon sens de l’organisation, qu’une formation solide permet souvent d’améliorer : dans ce métier, il est indispensable de savoir hiérarchiser les tâches, ou encore de pouvoir intégrer une urgence imprévue au planning.
2. Une bonne maîtrise des outils bureautiques
Une assistante de direction travaille quotidiennement sur un ordinateur. Elle doit donc impérativement maîtriser les principaux outils informatiques actuels. Parmi ces derniers, les logiciels de secrétariat et de traitement de texte (Word), mais aussi les tableurs (Excel), voire certains logiciels spécialisés, qui dépendent de l’activité du manager accompagné. L’assistante de direction doit également savoir effectuer une recherche sur Internet et se servir d’une boîte mail professionnelle. Une bonne formation permet d’acquérir toutes ces compétences.
3. Une grande polyvalence
Le travail d’une assistante de direction ou de gestion est particulièrement varié, et c’est tout l’intérêt de ce métier. Rédiger des courriers et des e-mails, classer des documents, assurer la gestion de dossiers, relancer des fournisseurs, accueillir des clients, préparer des remises de chèques : toutes ces tâches exigent une grande polyvalence. Si vous rêvez d’exercer le métier d’assistante de direction, la formation professionnelle représente, là encore, la meilleure solution pour développer vos compétences, en particulier au niveau administratif.
4. De réelles compétences rédactionnelles
Rédiger des lettres professionnelles, e-mails, synthèses et rapports, fait partie des missions de secrétariat quotidiennes dans un emploi d’assistante de direction. Et pour produire des écrits impeccables, il faut disposer de vraies compétences rédactionnelles. Une assistante de direction de bon niveau possède une orthographe, une grammaire et une syntaxe irréprochables, renforcées par une formation rigoureuse. Idéalement, sa plume synthétique et fluide lui permet aussi d’écrire de manière claire et attrayante : un vrai atout pour retenir l’attention de son destinataire.
5. Une discrétion exemplaire
L’emploi d’assistant (ou assistante) de direction place ce professionnel dans une position particulière. Il permet d’accéder à des courriers importants, à des pièces de comptabilité, à un portefeuille de clients, etc. Au fait de la situation de l’entreprise, voire de ses difficultés de financement ou de gestion éventuelles, il peut détenir des informations sensibles. Afin de ne pas mettre la direction dans l’embarras, ou de protéger l’entreprise de la concurrence, il est essentiel de faire preuve de discrétion.
6. Un sens aigu de la communication
Que ce soit par écrit ou de vive voix, une assistante de direction échange chaque jour aussi bien avec la direction qu’avec les clients et les prestataires de l’entreprise. Son emploi comporte aussi des missions d’accueil. Une assistante de direction doit ainsi posséder un sens aigu de la communication et de la diplomatie. Ces compétences majeures, qui peuvent se travailler en formation, permettent des interactions claires, agréables et efficaces.
7. Une excellente maîtrise des langues étrangères
De nombreuses assistantes de direction ont affaire à des clients et partenaires internationaux, en particulier dans les grandes entreprises. Parmi les compétences indispensables dans leur emploi figure donc la maîtrise des langues étrangères. L’anglais est évidemment indispensable, mais d’autres langues peuvent être requises en fonction de l’activité. Parmi les plus demandées, on peut citer l’espagnol, l’italien, ou encore l’allemand. Quelle que soit la langue, la communication doit être fluide. Il faut donc posséder un excellent niveau, grâce à une formation de secrétaire bilingue ou trilingue. Une voie qui permet aussi de briguer un salaire plus élevé !
Se former aux langues étrangères
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