Comment apprendre à utiliser SharePoint
SharePoint s’intègre à la suite office de Microsoft depuis plusieurs années. Cette plateforme collaborative vous permet de créer des sites d’équipes parfaits pour organiser votre travail tout en partageant des documents avec vos équipes de travail. Ainsi, chacun peut intervenir sur un fichier en simultané. Cette particularité renforcera votre organisation, mais également votre productivité et la collaboration entre les membres de votre équipe.
Qu’est-ce que SharePoint ? À qui cela s’adresse-t-il ?
SharePoint est un outil collaboratif particulièrement apprécié des entreprises. Il permet à chaque collaborateur de créer ou utiliser un site intranet sur lequel il pourra communiquer avec ses collègues. Parmi les différentes fonctionnalités utilisables, vous retrouverez la création d’espaces de discussion sous forme de forums, mais également le stockage et le partage de documents via le Cloud. Vous pourrez importer ces derniers dans votre bibliothèque de contenus. Lorsqu’un document sera modifié, vous pourrez conserver durablement plusieurs versions de ce dernier. Cela peut s’avérer crucial pour revenir en arrière à tout moment lorsque cela est nécessaire. Tout cela n’est qu’un bref aperçu des possibilités pratiques offertes par SharePoint. De nombreux secteurs d’activité font actuellement appel à SharePoint pour leur communication interne. Nous pensons notamment aux entreprises du marketing ou exerçant via le web. Les administrations et les services de logistique y trouvent, eux aussi, un intérêt certain. En revanche, certains métiers sont spécialement dédiés à SharePoint comme les administrateurs SharePoint, les développeurs SharePoint, les concepteurs de système d’informations, les techniciens informatiques ou encore les administrateurs système et réseau.
Quelles sont les qualités requises pour maitriser SharePoint ?
Pour maîtriser SharePoint, mieux vaudra être à l’aise avec l’outil informatique et les logiciels de bureautique. Cela vous permettra d’évoluer dans un cadre connu et de mieux apprendre à utiliser SharePoint au cours de votre formation. Un sens aigu de l’organisation et de la gestion vous seront favorables pour prendre en main cet outil tout en appréhendant sa logique et son intérêt. De plus, une bonne connaissance des formats de fichiers ou documents et contenus vous sera très utile pour naviguer dans votre bibliothèque ou à travers les différentes versions des documents stockés. Autonome, vous n’hésiterez pas à explorer SharePoint ou même SharePoint online pour utiliser cet outil de Microsoft office sur n’importe quel support. Ainsi, que vous naviguiez depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, vous ne serez pas perdu et resterez efficace dans votre travail. Un bon sens relationnel et une bonne aisance lors de vos communications à l’écrit vous permettront de collaborer sans accrocs avec les membres de vos équipes. Toutefois, une certaine forme de rigueur vous sera indispensable pour ne pas vous éparpiller au cours de votre utilisation et pour maintenir une ambiance de travail détendue et stable sur cette plateforme collaborative.
Pourquoi apprendre à utiliser SharePoint ?
Apprendre à se servir de SharePoint à travers différents cours durant une formation vous permettra de pouvoir répondre aux besoins de nombreuses entreprises. En effet, depuis le début de la crise sanitaire, ces dernières repensent leur organisation pour accroître leur productivité tout en renforçant la collaboration et en simplifiant les échanges entre leurs équipes, partenaires et clients. SharePoint répond parfaitement à ce besoin, il est donc essentiel de maîtriser cette compétence pour être parfaitement opérationnel, que vous soyez déjà en poste ou à la recherche d’un emploi. Durant votre formation, vous découvrirez tout d’abord l’environnement, l’écosystème de SharePoint. Votre formateur vous présentera les différentes fonctionnalités de base qui seront indispensables pour une utilisation standard de l’outil. Ensuite, vous irez plus en profondeur et apprendrez à utiliser votre bibliothèque pour importer des documents, des fichiers ou tout type de contenu. Vos cours vous permettront ensuite de découvrir comment partager ces derniers et les rendre disponibles pour vos collaborateurs. Les sites intranet créés via SharePoint fonctionnant parfois comme des sites web classiques, vous aborderez également comment définir le rôle d’un utilisateur. En effet, en fonction de ce dernier, l’utilisateur n’aura pas les mêmes droits de consultation ou d’action sur les documents. Il est donc essentiel de bien maîtriser cet aspect pour garantir la sécurité et la confidentialité de votre site. Enfin, votre formateur vous apprendra à utiliser les espaces de travail ou de discussions.
Nous parlons ici des formations SharePoint orientée vers les utilisateurs. Cependant, il existe également de nombreuses formations dédiées à l’administration et la gestion de ces derniers. Destinées aux développeurs, administrateurs et concepteurs, ces dernières étudient comment identifier les besoins des utilisateurs, comment configurer SharePoint pour répondre à ces besoins et comment maintenir les performances de l’intranet créé.
Comment se former pour apprendre à utiliser SharePoint ?
Pour apprendre SharePoint, plusieurs solutions s’offrent à vous en fonction de vos objectifs. Pour vous former à SharePoint dans le cadre d’une utilisation classique de cet outil, vous pourrez vous orienter vers des formations de quelques jours ou étendues sur quelques semaines. Dispensées en centre de formation, directement en entreprise ou même en ligne, ces dernières aborderont les bases de SharePoint et les principales fonctionnalités qui vous seront indispensables. Il est bon de savoir que des formations plus poussées et plus longues, généralement suivies en alternance, vous apprendront à utiliser SharePoint, mais également Salesforce et d’autres outils importants pour les entreprises actuelles.
Si vous souhaitez devenir administrateur SharePoint ou exercer tout autre métier orienté vers la gestion de cette plateforme collaborative, vous devrez vous diriger vers une formation plus longue. La plupart de ces dernières durent toute une année scolaire et sont dispensées en entreprise ou en alternance. Idéales pour vous préparer véritablement au travail qui sera attendu de votre part lorsque vous obtiendrez un poste, ces formations abordent chaque situation que vous pourrez rencontrer. De l’analyse des besoins nécessaires à la création de l’intranet, tout sera vu pour que vous soyez parfaitement opérationnel. Ainsi, vous découvrirez ensuite comment structurer la plateforme de l’entreprise, l’administrer et surveiller ses performances. Tout au long de votre formation, votre formateur vous positionnera en conditions réelles pour vous permettre d’atteindre un savoir-faire et un savoir-être professionnel.
Comment financer sa formation ?
Il existe plusieurs dispositifs pour vous aider à financer votre formation SharePoint. Si vous êtes ou avez été actifs, vous pourrez vous tourner vers le Compte Personnel de Formation (CPF). En fonction des droits cumulés sur ce compte, vous pourrez mobiliser ces derniers pour régler l’intégralité ou une partie de votre formation, à condition que cette dernière y soit éligible. Les demandeurs d’emploi qui ne disposeraient pas de droit CPF pourront obtenir une subvention de Pôle Emploi si leur formation correspond à leur réorientation ou si cette dernière peut leur permettre de manière certaine d'acquérir un poste en sortie de formation.
Pour quels métiers apprendre à utiliser SharePoint ?
De nombreux domaines d’activités utilisent SharePoint actuellement. Ainsi, la plupart des agences marketing ou gravitant dans le secteur du web demandent à leurs salariés et collaborateurs de savoir utiliser SharePoint ou une solution équivalente. Pour l’aspect plus technique de SharePoint, les métiers contenant le nom de cet outil dans leur intitulé doivent bien entendu y être formés, comme les administrateurs SharePoint et les développeurs SharePoint. Les techniciens informatiques, les concepteurs de système d’information ou même les administrateurs système et réseau peuvent également être amenés à croiser SharePoint durant leur carrière.
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