Comment apprendre la facturation

Qu’est-ce que la facturation ? A qui s’adresse-t-elle ?

Pas d’activité commerciale ou de production sans facturation, qu’il s’agisse de la gestion des fournisseurs ou de la gestion des clients. La facture joue également un rôle important dans les relations avec l’administration fiscale, car elle permet de calculer le montant de la TVA et le montant de la déduction de la TVA. Enfin, elle est le justificatif juridique qui demeure en possession du service comptabilité. La facturation suit des règles simples qu’il s’agit de suivre à la lettre : sur les mentions obligatoires, sur la manière d’établir un devis, sur la date d’exigibilité d’une facture, sur le processus de la transmission de la facture, sur sa réception et sa conservation. Elle permet autant d’identifier un interlocuteur commercial que de se protéger de certains risques juridiques. Enfin, elle est en lien direct avec la trésorerie de l’entreprise puisqu’elle définit les délais de paiement des clients et de règlements aux fournisseurs. Elle facilite les recouvrements.

La facturation peut être sous l’autorité d’un membre de l’administration de l’entreprise, du secrétariat à la comptabilité, ou disposer de son propre service et être exercée par plusieurs spécialistes dans une grande entreprise ou institution.

Quelles sont les qualités requises pour maîtriser la facturation ?

Un responsable de facturation doit tout d’abord avoir une vue globale de la vie d’une entreprise pour bien appréhender l’importance de son rôle dans les flux financiers.

Ensuite, il doit être méticuleux, prenant toujours soin de bien indexer une facture ou un devis après en avoir vérifié chaque ligne. L’entreprise qui demande un paiement existe-t-elle ? La livraison ou la vente ont-ils été effectués dans les règles, le prix est-il justifié ? Le devis est-il contraignant ? Les responsables hiérarchiques ont-ils bien apposé leur signature ? Le responsable de facturation doit savoir rechercher la bonne information au bon endroit.

Par ailleurs, le papier disparaît peu à peu de l’univers de la facturation. Des logiciels courants, comme le tableur Excel, aux plus spécifiques, comme les logiciels de facturation électronique intégrés à l’informatique générale de l’entreprise, doivent pouvoir être maniés. Les processus de nomenclature et de validation évoluent régulièrement et le responsable de la facturation doit évoluer avec elles.

L’évolution des lois commerciales et fiscales impacte directement la facturation. Dans un contexte européen, il faut savoir manier la différence entre la TVA nationale et la TVA intercommunautaire. Savoir activer une veille sur ces sujets fait aussi partie des compétences requises.

Apprendre la facturation

Pourquoi apprendre la facturation ?

Tous ceux qui aiment l’ordre, et sont rigoureux et attentionnés peuvent apprendre la facturation. Il n’est nul besoin d’être bon en mathématiques ou en comptabilité pour gérer efficacement un grand nombre de factures, grâce à une numérotation bien établie. Les postes accessibles sont donc relativement nombreux et ne demandent pas un niveau de formation trop élevé. Ce sont plutôt les capacités intrinsèques du candidat, son calme et sa capacité à s’organiser qui seront demandées.

Apprendre la facturation peut aussi être utile pour tout chef d’entreprise ou auto-entrepreneur, puisque sa réussite dépend largement du bon suivi de ses factures. La maîtrise de la facturation peut d’ailleurs être une prestation de service d’un micro-entrepreneur.

Apprendre la facturation est donc utile pour tous et toutes. Pour des formations au niveau débutant, vous apprendrez grâce à des modules de factures à distinguer les différentes parties d’un prix, comme le prix unitaire, le taux de la TVA applicable, le montant TTC, le calcul de l’acompte et le montant total.

Pour des formations au niveau avancé, vous apprendrez en plus à maîtriser les clauses de réserve de propriété, à calculer et indiquer des pénalités de retard, à distinguer entre les rabais, les remises et les escomptes pour chaque vente, et plus généralement, découvrirez les premières notions de trésorerie et de logiciel de CRM.

Comment se former pour apprendre la facturation ?

Vous trouverez facilement une formation accessible et adaptée à vos besoins. Vous pouvez même opter pour une formation 100% à distance, en vidéo ou avec des supports papier. Vous avez besoin d’un groupe pour vous motiver ? Vous préférez apprendre à votre rythme ? Tous les types de formation existent, pour tous les âges. La modalité de la formation n’influe pas sur sa prise en charge.

Le volume de la formation varie d’une demi-journée de cours à une formation complète imbriquée dans un diplôme en comptabilité et gestion, équivalente à un bac+3.  Apprendre la facturation seule permet de trouver rapidement un poste, le savoir-faire technique et juridique étant demandé par de nombreuses entreprises ou institutions.

De plus, la loi de finances pour 2020 impose le recours à un procédé de facturation électronique pour les relations entre établissements assujettis à la TVA. Cette obligation entrera en vigueur progressivement entre juillet 2024 et janvier 2026, selon l'effectif de l'entreprise. Se former à un logiciel de facturation électronique vous donne donc une longueur d’avance sur les autres candidats.

Comment financer sa formation ?

Vous pouvez financer la formation à la facturation grâce à votre CPF et profiter d’une journée de RTT pour la suivre. Votre employeur peut aussi vous inviter à vous investir dans ce domaine grâce au Plan de développement des compétences. France Travail est aussi ouvert à ce type de formations pratiques pour les demandeurs d’emploi. Les chambres des métiers et chambres de commerce vous ouvrent aussi leurs portes, en présentiel ou en distanciel, pour faciliter le passage à la facturation électronique des entreprises.

Pour quels métiers apprendre la facturation ?

Les métiers les plus proches de la facturation se situent dans le domaine de la comptabilité. L’utilité de la formation à la facturation ne s’arrête cependant pas là. Tous les métiers de la vente, du commerce, de la prestation de services, nécessitent des compétences en facturation. Les équipes des cabinets juridiques en sont par exemple particulièrement friandes, car leur survie dépend de la bonne facturation du temps passé par les consultants.

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