▷ Offre de Formation Secretaire assistant avec Cap'Formations

Public admis

Salarié en poste

Demandeur d'emploi

Entreprise

Etudiant

Prix

Nous contacter

Durée

Nous contacter

Niveau visé

Niveau BAC / BEP

Localité

En présentiel

Découvrez les localités disponibles pour suivre cette formation en présentiel.

Objectifs

Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l?entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d?atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés
Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l?accessibilité par les tiers
A partir de notes écrites ou d?instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l?aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentation aux personnes en situation de handicap afin d?assurer la lisibilité et la qualité des informations transmises
Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans le but de garantir le bon fonctionnement de l?administration des ventes
Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d?impayés
Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l?activité commerciale à l?aide de tableur afin de faciliter l?analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie
Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d?éviter les ruptures
Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d?achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux
Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses ? recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable
Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé
Accueillir des clients internes / externes lors d?accueil en face-à-face ou lors d?appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d?inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promouvant l?image de la structure en vue d?orienter la personne

Programme

Bloc 1 Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

Bloc 2 Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines