Preparation au poste de secretaire assistant

1.Produire des documents professionnels

courants

• Utiliser des outils de recherche

d'information et de communication

• Organiser son travail en fonction des

priorités et de la complexité de la

production demandée

• Connaissance des normes de présentation et de

communication professionnelle

2. Communiquer des informations par écrit

• Utiliser le web avec pertinence et

rapidité

• Utiliser les différents outils de recherche

d'information et de communication

• Rédiger et présenter un écrit selon les

normes et usages professionnels

• Connaissance des règles élémentaires de

sécurité informatique et de protection

des données numériques 

3. Assurer la traçabilité et la conservation

des informations

• Concevoir et appliquer un plan de

classement

• Assurer une veille sur les évolutions des

outils et espaces numériques

• Rechercher des informations

• Connaissance des différentes typologies

de classement

• Connaissance de base des règles

juridiques de conservation des

documents

4. Accueillir un visiteur et transmettre des

informations oralement

• Utiliser les outils de communication

• Prendre des notes manuscrites ou en

saisie simultanée

5. Planifier et organiser les activités de

l'équipe

• Créer une liste de tâches et un

échéancier

• Utiliser les outils de communication et de

planification

• Recenser le matériel nécessaire à la

tenue des réunions

• Anticiper et faire preuve d'initiative et de

réactivité en cas d'imprévu

• Repérer les urgences et les priorités et

organiser son travail en conséquence

6. Assurer l'administration des achats

et des ventes

• Utiliser un progiciel de gestion

commerciale

• Négocier un délai, une remise

• Connaissance des procédures

d'achat et de vente de l'entreprise

et des conditions générales de vente

• Connaissance des documents

commerciaux 

• Connaissance des modes de

règlement

7. Répondre aux demandes

d'information des clients et traiter les

réclamations courantes

• Utiliser les outils de communication

de façon professionnelle

• Analyser la demande d'un client et

apporter une réponse adaptée

• Comprendre et respecter le niveau

de délégation accordé

• Instaurer une relation

professionnelle positive avec les

différents interlocuteurs

• Agir avec assertivité

• Rendre compte dans les délais

• Connaissance des

conditions générales de vente

commerciaux

8. Élaborer et actualiser des tableaux de

suivi de l'activité commerciale

• Collecter, sélectionner et exploiter des

données chiffrées