Comment bien maîtriser Excel
Excel fait partie des outils bureautiques les plus populaires, et donc les plus utilisés dans le monde du travail. Quel que soit le secteur d'activité dans lequel vous souhaitez évoluer, pour peu que votre métier requière l'utilisation quotidienne d'un ordinateur, vous avez toutes les chances d'y être confronté un jour ou l'autre. Si le logiciel tableur s'est rapidement imposé comme une référence absolue en entreprise, il est aussi parfois devenue la bête noire des salariés qui ne sentent pas suffisamment à l'aise avec l'outil pour mener à bien leurs différents projets. Alors, comment améliorer sa maîtrise d'Excel ? Quel est le secret pour créer des tableaux croisés dynamiques et des calculs complexes ? Avant de voir comment maîtriser Excel et changer votre regard sur la star des logiciels tableurs, petite piqûre de rappel sur le fonctionnement de l'outil de Microsoft.
Qu'est-ce que Microsoft Excel ?
Le logiciel Excel fait partie des principaux outils bureautiques du Pack-Office au même titre que Word ou Powerpoint. L'outil permet de saisir des données dans des feuilles de calculs pour ensuite traiter, manipuler ou filtrer ces données. Excel permet également de mieux se représenter les données saisies à travers des graphiques (courbe, histogramme, camembert) et d'autres visuels venant faciliter la lecture des informations. L'un des principaux points forts du logiciel est de pouvoir traiter automatiquement des données en saisissant au préalable les calculs appropriés.
Pour prendre l'exemple classique du calcul d'un budget mensuel, il suffira pour l'utilisateur de modifier la somme des dépenses liées à l'alimentaire pour que le montant total du budget s'en retrouve augmenté. C'est évidemment un logiciel indispensable pour les métiers de la comptabilité mais bien d'autres professionnels peuvent être amenés à se servir d'Excel au cours de leurs différentes missions. Des domaines comme le marketing, les ressources humaines, le secrétariat ou encore la logistique auront bien du mal aujourd'hui à se passer d'un outil comme Excel. De manière générale, tout métier qui nécessite de manipuler des chiffres ou des données peut conduire à utiliser le logiciel de Microsoft Office à un moment ou à un autre. La liste est donc (presque) sans fin.
Maîtriser le logiciel Excel ne va pas de soi !
Les organismes de formation sont bien conscients que la maîtrise d'un outil bureautique aussi incontournable qu'Excel n'est pas toujours acquise par le public. Que vous soyez salarié, étudiant, ou demandeur d'emploi, vous n'aurez que des bonnes raisons pour vous former sur Excel que cela soit pour améliorer votre employabilité, enrichir votre CV ou accéder à une promotion. Pourtant, beaucoup n'osent pas franchir le pas de la formation en considérant que le logiciel est si connu qu'il paraîtrait inconcevable aux yeux de autres de ne pas pas être un pro du traitement de données et des tableaux croisés dynamiques. Ainsi, plus le temps passe et plus le complexe grandit, ce qui peut rendre stressante toute demande d'un collègue ou d'un supérieur hiérarchique qui nécessite de travailler à partir d'un tableau Excel. Le logiciel, qui est censé vous faire gagner un temps précieux, devient alors une source de souffrance quotidienne en plus d'un outil chronophage.
Le moment est peut-être venu d'affirmer que non, la maîtrise d'Excel ne va pas toujours de soi, et de constater que les cours de bureautique que vous avez pu avoir au collège ou au lycée ne sont que de lointains souvenirs. Quel que soit votre parcours et vos besoins, une formation Excel vous permettra de changer votre opinion sur le logiciel tableur pour en faire un véritable partenaire de travail. Et si vous deveniez la personne à laquelle font appel vos collègues lorsqu'ils rencontrent un problème avec leur fichier Excel ? Bien sûr, vous pourrez cacher vos nouveaux talents à votre entourage si vous craignez d'être sursollicité (même s'il s'agit là d'une attitude peu coopérative qu'on se garde bien de juger !).
Une formation Excel pour maîtriser les fonctionnalités de base du logiciel tableur
En vous inscrivant à une session de formation d'initiation à Excel, vous vous familiariserez tout d'abord avec l'interface, la barre d'outils ainsi qu'avec le vocabulaire du logiciel tableur (classeur, cellule, ligne, colonne).
Passons rapidement en revue les principales définitions à connaître lorsque l'on débute sur Excel.
- le classeur : c'est votre fichier Excel, lui-même composé d'une ou plusieurs feuilles vierges (si vous ouvrez un nouveau document)
- une feuille de calcul : c'est un espace de travail présenté sous forme de tableur dans lequel vous allez pouvoir saisir des données, créer des formules, traiter et manipuler toutes sortes de données
- une cellule : correspond à l'intersection entre une colonne (identifiée par une lettre de l'alphabet) et une ligne (identifiée par un numéro). On parle ainsi, par exemple, de cellule B2, D16, ou F42.
Les formations Excel pour débutants permettent d'apprendre à saisir des données, à créer des formules de calculs simples ou encore à réaliser des tableaux et des graphiques permettant d'avoir une vue globale ou précise sur un type de données. A l'issue d'une formation d'initiation à Excel, vous serez autonome dans le traitement de données sur le logiciel tableur et la mise-en-forme de ces dernières. En fonction de votre avancée, vous pourrez même avoir le temps de créer votre tout premier tableau croisé dynamique et vous rendre compte que vos appréhensions sur cette fonctionnalité étaient peut-être infondées !
Des cours sur Excel pour se perfectionner et prendre en main les fonctions avancées du logiciel de Microsoft
Vous pourrez ensuite étoffer vos connaissances et améliorer votre maîtrise d'Excel en rejoignant des formations Excel de niveau intermédiaire ou avancé. Ces cours de perfectionnement sont destinés à des personnes ayant déjà une certaine connaissance du logiciel tableur. Vous ferez un tour complet des fonctionnalités avancées d'Excel, apprendrez à traiter des calculs complexes, à utiliser Excel en mode collaboratif, à créer des tableaux croisés dynamiques ou des tableaux de bord comprenant tous types d'informations, et irez plus loin dans l'exploitation, le traitement et l'analyse de vos données.
Renseignez-vous sur le programme proposé par les différents organismes de formation : le contenu pédagogique n'est pas toujours identique et l'on trouve par exemple des cours Excel dédiés essentiellement aux comptables, tandis que d'autres seront consacrés à la programmation VBA (enregistrement et exécutions de macros). D'autres encore seront plus modulables et s'adapteront à vos besoins et à vos objectifs professionnels.
Dans tous les cas, l'objectif d'une formation Excel, quel que soit son niveau, sera de faire en sorte que vous puissiez utiliser Excel en parfaite autonomie et gagner en productivité afin de vous concentrer sur votre coeur de métier.
Passer la certification TOSA pour justifier votre maîtrise d'Excel
La certification TOSA Excel permet d'évaluer vos compétences bureautiques et votre maîtrise du logiciel de Microsoft. L'examen TOSA dure une heure maximum et se déroule en ligne ou dans un centre agréé. Elle comprend un QCM dont les questions s'adaptent au niveau du candidat et une série d'exercices pratiques à réaliser sur le logiciel tableur. A l'issue de l'épreuve, le candidat se voit attribuer un score (de 0 à 1000) correspondant à son niveau de maîtrise d'Excel : initial, basique, opérationnel, avancé, ou expert. Si vous obtenez un score TOSA élevé, vous aurez bien sûr tout intérêt à le mentionner et à le valoriser sur votre CV pour faire comprendre aux recruteurs votre expertise : (ex : TOSA Excel : 815/1000 - avancé). Notez que les organismes de formation préparant les candidats à la certification Excel sont nombreux. Comme toute formation Excel, les cours de préparation à l'examen TOSA peuvent se dérouler en ligne ou en présentiel, que cela soit dans les locaux d'un centre de formation ou de votre entreprise (accompagnement individualisé ou en petits groupes de même niveau).
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