Comment apprendre Teams
Cette application, proposée par Microsoft depuis novembre2016, a montré son efficacité durant la crise sanitaire et a ouvert la voie vers d’autres méthodes de travail, pour une meilleure communication des équipes et des entreprises. Pour autant, tout le monde n’a pas encore pris Teams en main. Nous vous proposons donc de découvrir dès maintenant comment vous y former, que ce soit pour un usage occasionnel ou permanent.
Teams offrent les moyens aux entreprises de voir leurs équipes travailler sur leur projet efficacement et quelle que soit la situation sanitaire. L’application permet également de réunir en audio et en visioconférence un grand nombre de participants pour communiquer plus facilement. Que ce soit via des meetings ou tous les autres canaux proposés, via le partage simultané de documents, apprendre à utiliser Teams sera un avantage non négligeable pour intégrer certaines entreprises dynamiques.
Qu’est-ce que Teams ? À qui cela s’adresse-t-il ?
Teams est une application de communication centrée sur la collaboration proposée par Microsoft depuis novembre 2016. Existant dans une version de base gratuite et une version plus complète payante, elle vous permet de communiquer avec vos collaborateurs dans un espace unifié via différents canaux. Parmi ces derniers, vous retrouverez les fils de discussion instantanée, mais également une messagerie privée, un espace de visioconférence, les appels audio, et aussi une zone d’organisation de planning, des groupes de travail et encore un espace de réunion. Vous pourrez y partager vos ressources de manière sécurisée et chacun pourra modifier un document en simultané. Tout est mis en œuvre pour vous faciliter le travail et pour que chaque membre d’une équipe accède aux informations concernant un projet dans son état d’avancement immédiat. Cet outil sera donc particulièrement recommandé à tous ceux qui souhaitent travailler dans la communication, dans le domaine du numérique ou même dans toute entreprise pour laquelle le télétravail est possible.
Quelles sont les qualités requises pour maitriser Teams ?
Teams étant une application intégrée à la suite office Microsoft 365, il convient de maîtriser cette dernière pour une pleine utilisation des capacités offertes par cet outil. Une bonne prise en main de l’outil informatique et bureautique en général est également indispensable, tout comme le sens du travail d’équipe. Les échanges écrits via les messageries demandent une certaine forme de tact. En effet, l’usage de la ponctuation, les formulations utilisées et les alertes ou mentions possibles via Teams doivent être utilisés avec parcimonie afin d’éviter de heurter vos collègues. Une mauvaise maitrise de ces usages pourrait réduire la cohésion de votre équipe de travail et entraver la communication, ce qui serait particulièrement contreproductif. Utiliser Teams vous demandera aussi un bon sens de l’analyse dans le but de prioriser vos tâches et organiser votre travail en cohérence avec les avancées de chacun sur votre projet commun, via les outils intégrés à l’application. Plus généralement, une habileté d’adaptation particulièrement prononcée vous sera très utile si vous devez alterner travail en présentiel et en télétravail via Teams.
Pourquoi apprendre Teams ?
Apprendre Teams est une bonne option pour montrer à un employeur ou un futur employeur que vous souhaitez travailler avec les outils du moment. Vous serez apte à travailler, peu importe les évolutions de la crise sanitaire ou les événements liés à l’actualité qui pourraient vous empêcher de vous rendre sur votre lieu de travail. Si vous avez créé ou désirez créer votre entreprise, cela vous permettra également de communiquer facilement avec vos clients et vos différents collaborateurs.
En premier lieu, vous découvrirez l’interface de base de l'outil et apprendrez comment le prendre en main. Ensuite vous aborderez l’utilisation de la messagerie instantanée et les différentes actions qui y sont possibles pour rendre la conversation plus vivante, plus efficace. Vous étudierez ensuite l’utilité des équipes et des canaux proposés par Teams pour compartimenter votre travail et communiquer au mieux sur chaque projet sur lequel vous interviendrez. Pour vous permettre de vous organiser seul et avec vos collègues ou collaborateurs, vous aborderez également l’utilisation du calendrier Teams puis des appels audio et vidéo. Dans les formations les plus complètes, vous apprendrez aussi à lier vos différentes applications entre elles. De cette façon, vous pourrez utiliser Trello ou même SAP, Jira et bien d’autres, directement via Teams. En apprenant Teams, vous serez parfaitement à l’aise et pourrez travailler sur un projet en toute tranquillité.
Comment se former pour apprendre Teams ?
Suivre une formation à Teams vous permettra de profiter entièrement de tous les avantages de la collaboration. Cet espace de travail liant gestion de projet, messagerie et partage des fichiers ou ressources pourra être pris en main via des cours en ligne, des formations à distance ou même des formations en centre et en entreprise. Toutefois, avant de vous lancer, vous devrez choisir la bonne formation pour apprendre Teams. En effet, si vous n’avez jamais utilisé cette plateforme collaborative, mieux vaudra suivre une formation d’initiation. Cette dernière vous permettra de connaitre toutes les bases de cet outil de travail afin de le prendre en main intégralement avec plus de facilité par la suite. Si, au contraire, vous avez déjà utilisé Teams pour un projet ou de manière occasionnelle, une formation de perfectionnement sera parfaitement appropriée. Cette dernière abordera des fonctionnalités complémentaires spécifiques et des éléments qui vous permettront de travailler ensemble tout en accroissant votre productivité.
Pour bien apprendre, vous devrez également sélectionner le mode de formation qui vous convient. Les formations Teams peuvent être dispensées en ligne, à distance, en centre de formation ainsi qu’en entreprise. D’une durée de quelques heures à quelques jours, vous devrez veiller à ce que votre formation s’intègre à votre emploi du temps sans encombre. Une formation en entreprise sera parfaite pour une découverte entre collègue où chacun prendra l’outil en main sur les mêmes bases. Une formation en centre, quant à elle, vous permettra de poser vos questions au fur et à mesure de votre découverte grâce à la présence du formateur et des échanges personnalisés qui y sont permis. Durant une formation à distance, vous devrez pouvoir faire preuve d’autonomie, car il y a souvent plusieurs participants et les échanges peuvent parfois être plus succins. Lors d’une formation en ligne, en revanche, mieux vaudra déjà connaître les bases de Teams pour avancer sereinement.
Comment financer sa formation ?
Pour aider au financement de votre formation, différentes aides sont possibles en fonction de votre profil professionnel. Si vous disposez de droits CPF (Compte Personnel de Formation), vous pouvez mobiliser ces derniers pour financer l’intégralité de votre formation ou réduire votre reste à charge. Les demandeurs d’emploi, quant à eux, pourront solliciter une subvention de leur formation via Pôle Emploi, si cette dernière participe à leur retour rapide vers l’emploi. Si vous êtes salarié et que votre formation participe à l’élargissement de vos compétences, votre employeur peut prendre votre formation en charge. Vous devrez alors vous rapprocher de votre RH ou assimilé au sein de la société qui vous emploie.
Pour quels métiers apprendre Teams ?
Il serait difficile de citer l’ensemble des métiers qui peuvent utiliser Teams. En effet, de très nombreuses entreprises ont découvert le potentiel de cette plateforme collaborative lors de la crise sanitaire et l’ont maintenant intégrée à leur quotidien. Tout métier pouvant être exercé à distance et demandant de communiquer en équipe de travail y trouvera un intérêt certain.
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