Wedding planner - Chargé(e) de projet évènementiel

BLOC 1 - Concevoir un projet événementiel responsable

Veille et culture du secteur événementiel

Découvrez les tendances de l’événementiel pour nourrir votre créativité et imaginer des projets inspirants.

• Explorer le secteur : agences, régies, prestataires, lieux et événements corporate, grand public, institutionnels ou hybrides.
• Décrypter les tendances : RSE, expériences immersives, formats hybrides et nouvelles technologies.
• Maîtriser la veille : Google Alerts, Feedly, Mention et outils d’IA pour repérer inspirations et opportunités.
• Comprendre la réglementation : ERP, RGPD et licences applicables.
• Synthétiser vos recherches : rédigez une note sectorielle pour guider vos choix créatifs et stratégiques.

Analyse de la demande et brief client

Transformez les envies de vos clients en projets personnalisés, cohérents et réalisables.

• Structurer le brief : objectifs, publics, budget, délais et contraintes du projet.
• Comprendre les attentes : reformulez les besoins et validez les choix avec le commanditaire.
• Analyser le contexte : étudiez le positionnement et la communication du client.
• Favoriser l’accessibilité : prenez en compte les besoins des personnes en situation de handicap.
• Affiner votre stratégie : utilisez SWOT, PESTEL, SONCAS et Lean Canvas.

Conception de concepts événementiels innovants

Mariage singulier, soirée de marque ou événement fédérateur : imaginez des expériences qui marquent les esprits.

• Stimuler votre créativité : brainstorming, mind-mapping et design thinking.
• Créer un univers visuel : moodboards avec Canva et Adobe Creative Suite.
• Imaginer de nouveaux formats : événements en présentiel, à distance ou hybrides.
• Concevoir de façon responsable : RSE, éco-conception et choix des matériaux.
• Présenter vos concepts : sélection des prestataires selon la qualité, le prix et l’impact environnemental, puis présentation sur PowerPoint ou Canva.

Budget, rétroplanning et plan de communication

Donnez vie à vos idées grâce à une organisation maîtrisée et une communication qui attire les participants.

• Construire le budget : dépenses, devis et réserve pour les imprévus.
• Planifier le projet : méthodes Gantt et PERT, Trello, Asana et Monday.
• Faire rayonner l’événement : définissez objectifs, publics, messages et canaux de communication.
• Créer des contenus attractifs : Instagram, Pinterest, Adobe Premiere Pro et WordPress.
• Harmoniser les supports : développez une identité visuelle cohérente avant, pendant et après l’événement.

BLOC 2 - Organiser la technique, la logistique et la scénographie

Gestion technique, logistique et réglementaire

Anticipez les contraintes du terrain et coordonnez les moyens nécessaires à la réussite de chaque événement.

• Préparer les équipements : son, lumière, vidéo, scène, mobilier et signalétique.
• Choisir le lieu idéal : capacité, configuration, équipements et accessibilité.
• Anticiper la sécurité : normes ERP, incendie et accessibilité PMR.
• Gérer les démarches : autorisations et déclarations auprès des mairies, préfectures et organismes concernés.
• Sécuriser l’organisation : assurances événementielles et droits musicaux auprès de la SACEM.

Scénographie et arts visuels

Imaginez les décors, les lumières et les compositions florales pour créer un univers visuel qui suscite l’émotion.

• Composer une ambiance : thèmes, couleurs, matières et storytelling spatial.
• Visualiser vos idées : SketchUp, AutoCAD, V-Ray et Adobe Creative Suite.
• Aménager les espaces : plans d’implantation, coupes, élévations et maquettes 2D/3D.
• Sublimer les décors : familles florales, techniques de composition et scénographie végétale.
• Soigner les détails : art de la table, stylisme, mises en scène thématiques et moodboard scénographique.

Coordination des parties prenantes

Fédérez les équipes et coordonnez les prestataires pour faire avancer chaque projet dans les meilleures conditions.

• Orchestrer les interventions : feuille de route, conducteur détaillé et tableaux de suivi.
• Manager les équipes : leadership, gestion des conflits et management interculturel.
• Structurer la collaboration : briefs, comptes-rendus, rapports et cahiers des charges.
• Animer les réunions : préparez et conduisez les échanges en français et en anglais.
• Suivre la relation client : communication multicanale et traçabilité des décisions.

BLOC 3 - Réaliser le bilan d'un projet événementiel

Gestion budgétaire et reporting financier

Maîtrisez les finances de vos événements et valorisez votre travail grâce à un suivi précis des résultats.

• Suivre la performance : définissez des indicateurs budgétaires (KPIs).
• Piloter les dépenses : tableaux de bord Excel et suivi en temps réel.
• Informer le client : reporting régulier et aide à la décision.
• Analyser les écarts : comparez le budget prévisionnel au réalisé et identifiez les causes.
• Mesurer la rentabilité : calculez la marge bénéficiaire et rédigez le rapport financier final.

Évaluation de l'impact et bilan post-événement

Mesurez les retombées de vos événements et tirez-en des enseignements pour concevoir des expériences toujours plus réussies.

• Évaluer la qualité : analysez les dysfonctionnements, les bonnes pratiques et les mesures correctives.
• Mesurer la satisfaction : Google Forms, Typeform et indicateur NPS.
• Analyser les retombées : résultats médiatiques, commerciaux et sur les réseaux sociaux.
• Mesurer l’empreinte carbone : analyse par catégorie avec Cleo Impact ou Climeet.
• Améliorer l’impact environnemental : recommandations de sobriété, ISO 20121 et label Développement Durable Événementiel.