Comment devenir agent administratif
L'agent administratif occupe une fonction polyvalente au sein d'une administration publique. Il peut être affecté à différents endroits tels que les mairies, les préfectures, les centres communaux d'action sociale (CCAS), les écoles, les collèges, les lycées publics ou encore les caisses d'allocations familiales (CAF). Cependant, les agents administratifs peuvent également saisir des opportunités dans le privé. Comment devenir agent administratif ? On vous dit tout ce qu'il faut savoir sur cette profession, ainsi que le cursus à suivre pour pouvoir y accéder.
Quel est le rôle d'un agent administratif ?
Les responsabilités de l'agent administratif sont étroitement associées à celles du secrétariat. Les missions principales peuvent varier selon le type de structure pour laquelle il travaille. Certaines tâches administratives reviennent régulièrement, et ce quel que soit l'employeur. Dans tous les cas, l'agent administratif est souvent amené à travailler avec l'outil informatique et des logiciels bureautiques tels que ceux du Pack-Office : Word, Excel, Outlook ou encore Powerpoint.
Les missions courantes de l'agent administratif comprennent :
- l'accueil physique et téléphonique des usagers/clients
- la constitution et la rédaction de dossiers administratifs
- l'organisation des réunions et la rédaction des comptes-rendus
- la rédaction et le tri du courrier
- la gestion des mails : envoi, réponse, transfert des mails aux services concernés..
- la saisie sur logiciels
- la gestion des plannings
- l'archivage
L'agent administratif peut aussi se voir confier certaines missions annexes tout aussi importantes, notamment s'il possède une expertise dans un domaine spécifique : comptabilité, droit, ressources humaines, communication, etc.
Quelles sont les qualités requises pour devenir agent administratif ?
Pour devenir agent administratif, il est conseillé d'avoir le sens du service public et d'aimer aider les gens en trouvant des solutions adaptées à leurs différentes requêtes. Le sens du relationnel est une qualité essentielle à développer si l'on souhaite occuper ce poste dans une collectivité territoriale ou une entreprise privée. En effet, le contact avec le public est monnaie courante dans ce métier peu sujet à l'isolement social.
Aussi, des qualités humaines comme l'écoute, la bienveillance et un caractère avenant ne seront pas de trop pour devenir agent administratif. Une bonne présentation est également requise, l'agent administratif représente l'image d'une administration publique, d'une collectivité territoriale ou d'une entreprise, il doit donc se montrer présentable en toute circonstance et veiller à ne pas négliger son apparence physique ou sa tenue vestimentaire.
Hormis ses compétences relationnelles, le poste d'agent administratif nécessite aussi de réelles compétences rédactionnelles. Il doit savoir rédiger de manière claire et synthétique, adapter son écriture au type de contenu, le tout sans faire de faute d'orthographe, ce qui pourrait porter atteinte à la crédibilité de l'organisation pour laquelle il travaille.
La maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques comme le Pack-Office est fortement recommandée pour pouvoir exercer cette profession. Impossible de se passer des nouvelles technologies quand on est amené à remplir des tâches administratives ! Il est donc important qu'un agent administratif ou un assistant administratif puissent se servir d'un ordinateur en parfaite autonomie afin de profiter de tous les avantages de ce puissant outil de travail pour gagner en productivité et en efficacité.
Quelles études pour devenir agent administratif ?
Pour devenir adjoint administratif dans la fonction publique, il est nécessaire de passer le concours de la fonction publique d'adjoint administratif (Catégorie C). Ce concours est accessible à tous, sans condition d'âge ou de diplôme.
Le concours externe comprend deux épreuves d'admissibilité :
- une épreuve écrite de compréhension de texte (1h30)
- une épreuve écrite d'exercices courts permettant de jauger les connaissances d'un candidat en français et en mathématiques (1h30).
L'épreuve d'admission, qui dure 30 minutes, se déroule devant un jury et implique une mise en situation professionnelle. Au cours de cette épreuve, le candidat se voit attribuer différentes missions représentatives du métier d'agent administratif tels que la saisie bureautique, le classement de dossiers et l'accueil du public. Elle permet de vérifier les capacités du candidat à assumer les responsabilités liées au poste.
Des organismes de formation peuvent vous préparer au passage du concours afin d'optimiser vos chances de réussite. Il est aussi possible d'être agent administratif ou employé administratif dans le secteur privé.
De nombreuses formations permettent de développer des compétences dans le domaine du secrétariat et la gestion des dossiers administratifs. Un bac+2 est le niveau d'étude recommandé pour devenir agent administratif dans le secteur privé. Parmi les formations existantes on peut principalement mentionner le BTS Assistant de Gestion PME-PMI, le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations ainsi que le BTS Support à l'Action Managériale.
Que vous souhaitiez devenir agent administratif ou secrétaire administratif dans le secteur public ou le privé, sachez qu'il existe de nombreuses possibilités d'évolutions professionnelles en vue de monter en compétences et de se voir confier davantage de responsabilités, que ce soit via le passage d'un concours administratif ou un changement de poste en raison d'une expérience réussie dans une administration.
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