Excel : Structurer et construire le budget d’un service administratif (à distance avec formateur)

Thème 1 : Structurer et construire le budget d’un service administratif

Comprendre le rôle du budget dans un service administratif

• Identifier les enjeux du pilotage budgétaire dans les fonctions support
• Comprendre les cycles budgétaires : prévision, suivi, ajustement
• Distinguer les typologies de dépenses : fonctionnement, prestations, achats, services généraux

Organiser les données budgétaires dans Excel

• Structurer un suivi des dépenses administratives
• Organiser les données par catégories (fournitures, abonnements, prestations, déplacements, etc.)
• Préparer un fichier exploitable pour le suivi budgétaire

Prendre en main Excel pour gérer un budget administratif

• Naviguer efficacement dans Excel (onglets, rubans, feuilles)
• Adapter l’affichage pour analyser des volumes de données importants
• Optimiser l’interface pour un usage quotidien
• Utiliser le figement des volets et le fractionnement pour suivre des tableaux volumineux

Construire des tableaux de suivi budgétaire

• Créer des tableaux structurés pour suivre les dépenses administratives
• Saisir et formater des données budgétaires
• Exploiter les collages spéciaux pour manipuler des données comptables

Élaborer un budget prévisionnel administratif

• Construire un budget par poste de dépenses
• Utiliser les références absolues et relatives
• Recopier des formules efficacement
• Gérer les erreurs courantes dans un contexte budgétaire
• Calculer totaux, moyennes et répartitions
• Calculer des ratios et pourcentages (poids des postes, évolution des dépenses)

Thème 2 : Analyser les écarts et maîtriser les dérives budgétaires

Comparer le prévisionnel et le réalisé

• Identifier les écarts sur les dépenses administratives
• Comprendre les causes des variations (surconsommation, sous-consommation, imprévus)

Exploiter les fonctions conditionnelles pour le pilotage

• Utiliser les fonctions SI, SI imbriqués, SI.CONDITIONS pour automatiser l’analyse
• Mettre en place des indicateurs d’alerte (dépassement, seuils)

Analyser les données avec des fonctions avancées

• Utiliser SOMME.SI, NB.SI, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS pour analyser les dépenses par catégorie, période ou type
• Consolider les données issues de différentes sources

Visualiser les écarts et les risques

• Utiliser les mises en forme conditionnelles pour détecter rapidement les anomalies
• Mettre en évidence les postes sensibles

Sécuriser la saisie des données

• Créer des listes déroulantes pour standardiser les catégories de dépenses
• Mettre en place des règles de validation pour fiabiliser les données

Thème 3 : Suivre les dépenses et produire des analyses fiables

Mettre à jour et croiser les données budgétaires

• Lier les données prévisionnelles et réelles
• Utiliser RECHERCHEV et RECHERCHEX pour automatiser les correspondances

Analyser les dépenses avec des tableaux croisés dynamiques

• Construire des tableaux croisés dynamiques pour analyser les dépenses administratives
• Identifier les postes les plus coûteux
• Analyser les évolutions dans le temps

Construire des reportings adaptés

Adapter les analyses aux besoins :

• direction
• responsables de service
• fonctions support

Visualiser les données avec des graphiques dynamiques

• Créer des graphiques pour suivre l’évolution des dépenses
• Mettre en évidence les tendances et dérives

Thème 4 : Piloter et optimiser le budget du service administratif

Assurer un suivi budgétaire continu

• Mettre en place un suivi régulier des dépenses
• Suivre les engagements et les réalisations
• Identifier les écarts en temps réel

Ajuster le budget en fonction de la réalité

• Réviser les prévisions
• Anticiper les dérives
• Arbitrer entre les postes de dépenses

Produire des tableaux de bord lisibles

• Construire des graphiques pertinents (répartition, évolution, comparaison)
• Personnaliser les visuels pour faciliter la prise de décision

Filtrer et exploiter les données efficacement

• Utiliser les filtres avancés pour analyser rapidement
• Mettre en place des tris multicritères pour prioriser les informations

Sécuriser et diffuser les données budgétaires

• Protéger les fichiers sensibles
• Exporter les données (PDF, partage interne)
• Fiabiliser la diffusion des informations budgétaires